نحوه بستن سال مالی شرکت ها و رعایت نکات ضروری در آن

راهنمای گام به گام بستن سال مالی در نرم افزار حسابداری

منظور از بستن سال مالی چیست؟

بستن سال مالی  از مهمترین عملیات مالی و حسابداری در پایان هر دوره مالی بشماره آمده که بسته به نیاز مجموعه این دوره مالی 3،6 یا 12 ماه در نظر گرفته می‌شود.

رسیدگی به صورت‌حساب‌ها در پایان هر دوره مالی به منظور پیدا کردن و بررسی اختلاف حساب ها و رصد دقیق امور انجام می‌شود. صفر کردن مانده نهایی حساب‌ها در حسابداری در اصطلاح بستن حساب گفته شده که با ثبت سند بستانکار برای حساب بدهکار دارای مانده نهایی و سند بدهکار برای حساب بستانکار دارای مانده نهایی است و به عبارتی تسویه موارد مالی و تنظیم اسناد بدهکاری وبستانکاری است.

هدف اصلی از بستن سال مالی در نرم‌افزار حسابداری، تهیه  لیستی از اطلاعات حساب‌ها و مانده حساب سال برای طی کردن مراحل قانونی و جلوگیری از افزایش بیش از حد حجم اطلاعات و داده‌های مالی است.

منظور از سال مالی یا دوره مالی چیست؟

بازه زمانی تعیین شده برای شروع و پایان فعالیت‌های حسابداری یک مجموعه که به منظور تهیه گزارشگری مالی، بودجه و صورت‌های مالی صورت می‌گیرد. این بازه زمانی بر اساس قوانین، دستورالعمل‌ها و ترافیک کاری سازمان 3،6 و 12 ماه در نظر گرفته می‌شود. در بیشتر شرکت‌ها سال مالی از ابتدای فروردین تا پایان اسفند است و صرفا بازه زمانی یک‌سال تقویم نیست هر چند در شرکت‌های بازرگانی این بازه زمانی مطابق با تاریخ میلادی 10/11 لغایت ۱۰/۱۰ در نظر گرفته خواهد شد. بنابراین می‌توان گفت که بسته به نوع فعالیت شرکت‌ها سال مالی دارای زمان‌بندی متفاوتی بوده، به طور مثال شرکت فعال   در زمینه پخش دارای نرم افزار پخش و فروش مویرگی به دلیل حجم بالا کار ممکن است دارای سال مالی 3 یا 6 ماه باشد.

منظور از بستن حساب چیست؟

مهمترین مرحله در بستن سال مالی، بستن حساب‌ها است که به طور پیش‌فرض سه نوع حساب ( دائم، موقت و ترکیبی) است. حساب کل به دو دسته حساب دائم و حساب موقت دسته بندی شده که در ادامه به شرح آن خواهیم پرداخت.

حساب دائم:

در صورتی که حساب مورد نظر در پایان دوره مالی بسته نشود حساب دائم محسوب شده و مانده آن به سال مالی یا دوره مالی بعد منتقل و به مانده اول دوره تبدیل می‌شود. از جمله حساب دائمی می‌توان به حساب‌های دارایی ( وجوه نقد، حساب‌های دریافتنی، موجودی کالا، سرمایه گذاری، دارایی ثابت و…) اشاره کرد.

حساب موقت:

در این حالت مانده حساب فقط  دریک دوره یا سال مالی معتبر بوده و هیچگونه مانده حسابی از دوره قبل به حساب موقت منتقل نشده و در انتهای سال نمیتوان به حساب موقت جدید منتقل کرد وباید در انتهای دوره صفر شود. موجودی حساب های موقت در ابتدا سال صفر است. حساب موقت شامل، حساب‌های مربوط به زیان، حساب‌های درآمدی و حساب‌های مربوط به هزینه‌ها هستند.

حساب مختلط:

ترکیبی از حساب های دائم و موقت که با انجام ثبت های اصلاحی نیز برای این دست از حساب ها میتوان قسمت دائمی و موقت راتفکیک نمود. به همین دلیل درپایان سال و بعد از انجام اصلاحات، حساب‌ها به صورت دائم یا موقت بوده و حساب مختلط نخواهیم داشت.

حساب های موقت چگونه بسته می‌شود؟

برای بستن حساب های موقت باید با توجه به نوع و ماهیت حساب عمل کنیم به عنوان نمونه حساب‌های مربوط به مانده بدهکار در پایان بستانکار و بالعکس. در نهایت حساب های خلاصه سود و زیان بدهکار محسوب می‌شوند.

حساب های دائم چگونه بسته می‌شود؟

تمامی حساب‌های دائمی دارای مانده بدهکار شده و حساب‌های دارائی طی این فرآیند در حساب ترازنامه اختتامیه به حساب بستانکار تبدیل شده و سایر حساب‌ها مانند حساب مربوط به ذخایر، بدهی‌ها و سرمایه که دارای مانده بستانکار هستند به حساب اختتامیه تراز بدهکار می‌شوند.

پیش نیاز های بستن سال مالی چیست؟

  1. اعلان تمامی فعالیت ها
  2. بررسی مجدد تمامی ترازهای مالی
  3. اطمینان از گرفتن مانده حساب تمامی حساب‌هایی که باید مانده گرفته شوند.
  4. بازدید تمامی فاکتورها
  5. انجام انبار گردانی و کنترل درستی موجودی کالا در انبار
  6. بررسی اسناد و فاکتورهایی که بدون توجه به اصول و فنون حسابداری ثبت شده‌اند.
  7. کنترل موجودی منفی کالاها و تایید صندوق
  8. بررسی کاردکس ( کارتی که در آن تعداد و تاریخ ورود و خروج کالای معینی به انبار ثبت شود.)
  9. رسیدگی به سرفصل ها
  10. ویرایش موجودی کالاهای انبار و قیمت میانگین کالا
  11. مرتب کردن اسناد قبل از بستن حساب ها

مهمترین پیش‌نیاز بستن سال مالی «کنترل موجودی منفی کالاها و تایید صندوق» است و بررسی اسناد و مدارک مالی  مربوطه  و اطمینان از قطعی بودن حساب های موقت موجود در نرم افزار حسابداری است. درغیراینصورت نمی‌توان سند اختتامیه را تهیه و سند افتتاحیه سال بعد را ایجاد کنیم وامکان انتقال مانده حسابی به سال آینده نخواهد بود.

مطالعه مقاله «آموزش تصویری ارسال لیست مالیات حقوق در سامانه»  به شما پیشنهاد می‌شود. 

مراحل بستن سال مالی

  •     فرآیند اجرایی
  •    انجام فرآیندهای محاسباتی
  •      ثبت کلیه هزینه ها و درآمدهای شرکت
  •     عملیات لیست کردن پروژه ها، بدهکاران و بستانکاران
  •     فرآیند کنترل
  •      انجام فرآیند مربوط به بستن حساب ها
  •      صادرکردن اسناد و مدارک مالی پایانی

مهمترین قسمت بستن سال مالی، بستن حساب‌ها است و با بستن هر سال مالی کلیه اطلاعات و موجودی‌های مالی به سال بعد منتقل می‌شوند. 

مطالعه مقاله آموزشی «راهنمای قدم به قدم انبارگردانی» به شما پیشنهاد می‌شود.

در حال حاضر به دلیل فراگیری استفاده از نرم افزار مالی و حسابداری، این عملیات به کمک نرم افزار حسابداری صورت گرفته و میزان خطا به طرز چشم‌گیری کاهش یافته است. در ادامه قصد داریم شما را با مراحل مختلف بستن سال مالی در نرم افزار حسابداری هوشمند آشنا کنیم.

مراحل بستن سال مالی در نرم‌افزار مالی و حسابداری هوشمند:

توجه: مراحل ذکر شده در این آموزش بر اساس جدید‌ترین نسخه نرم افزار حسابداری هوشمند بوده و در صورت نداشتن هر یک از این مراحل از آن صرف نظر کنید.

  • پشتیبان گیری از اطلاعات

اولین مرحله برای بستن سال مالی پشتیبان‌گیری از داده های مالی بوده که این عملیات از منو اصلی برنامه، قسمت اعمال ویژه انجام می‌شود.

بستن حساب‌های موقت در انتهای دوره مالی و یستن سال مالی
  • محاسبه و ثبت حقوق ماهیانه

از پنجره مربوط به امور پرسنل، کارمند مورد نظر را انتخاب و با انتخاب گزینه ثبت حقوق ماهیانه از منو سمت راست برای ماه‌هایی که حقوق برای پرسنل ثبت نشده، این عملیات را انجام دهید. به این ترتیب مبلغ مورد نظر به حساب بستانکاری فرد منتقل شده اما هنوز مبلغی بابت پرداخت حقوق ثبت نشده و در انتها با گزینه پرداخت وجه، عملیات ثبت حقوق را تکمیل نمایید.

بستن حبستن حساب‌های موقت در انتهای دوره مالیساب‌های موقت در انتهای دوره مالی
  • محاسبه استهلاک دارایی ها

در این مرحله جهت محاسبه استهلاک تمام دارایی‌هایی که در سیستم ثبت شده از دکمه « محاسبه استهلاک تمام دارایی‌ها» در پنجره مربوط به دارایی ها استفاده می‌کنیم.

عملیات لیست کردن پروژه‌ها، بدهکاران و بستانکاراند در بستن سال مالی

بعد از تایید اطمینان از ثبت سند استهلاک دارایی‌ها، باید تاريخ بستن سال مالي را وارد نماييد . در صورتي که در فروردين ماه اقدام به بستن سال مالي کرده اما هنوز از ابتداي سال سندي ثبت نکرده، مي‌توانيد تاريخ بستن سال مالی را انتهاي سال قبل وارد کنيد در غير اينصورت بايستي تاريخ روز جاري را وارد نماييد .

تهیه سند استهلاک دارایی در بستن سال مالی
  • حذف یا صدور حواله های قطعی نشده

در پنجره مربوط به حذف رسید و حواله‌های قطعی نشده، می‌توانید رسید یا حواله‌هایی که به آنها نیاز ندارید حذف کنید. در صورتی‌که با حذف رسید موجودی کالا منفی شود برنامه اجازه حذف رسید را نمی دهد . موقع بستن سال مالی تمام رسید و حواله ها باید به فاکتور تبدیل شوند .

عملیات لیست کردن پروژه‌ها، بدهکاران و بستانکاران در بستن سال مالی

علاوه بر حذف شما میتوانید از منو اصلی گزینه «خرید و فروش» رسید‌های انبارثبت شده را به فاکتور تبدیل کرده تا قطعی شوند.

حذف و صدور حواله غیر قطعی در نرم افزار حسابداری هوشمند در حین بستن سال مالی
  • قطعی کردن سندها

جهت قطعی کردن اسناد ابتدا باید از منوی اصلی گزینه «اسناد حسابداری» و سپس «لیست جامع اسناد حسابداری» را انتخاب نموده، سپس گزینه «اسناد غیرقطعی» را انتخاب و گزینه قطعی را می‌زنیم.

مطالعه مقاله آموزشی «صفر تا صد حسابداری فروش» را پیشنهاد می‌کنیم.

ثبت کلیه هزینه‌ها و درآمدهای شرکت
  • قطعی کردن سند افتتاحیه

به منظور قطعی کردن سند افتتاحیه، از قسمت اسناد حسابداری زیر منو«مشاهده و تنظیم سند افتتاحیه» میتوانید با انتخاب سند و دکمه قطعی کردن در گوشه پنجره آن‌ها را قطعی نمایید.

نحوه بستن سال مالی و حسابهای موقت نرم افزار حسابداری
  • مغایرت گیری بانکها

در پنجره «عملیات رفع مغایرت بانکی» با انتخاب بانک مورد نظر و انتخاب فیلتر «نمایش عملیات مغایرت گیری نشده» و زدن دکمه «تیک کردن تمام موارد” انتخاب و از دکمه «قطعی کردن تغییرات» برای اتمام عملیات مغایرت گیری استفاده نمایید.

بررسی مغایرت بانکی در بستن سال مالی
  • مشاهده و حذف فاکتورهای موقت

با انتخاب نوع فاکتور موقت در پنجره «حذف فاکتورهای موقت بدون کارایی» می‌توانید تیک حذف را برای تمام موارد مورد نظر انتخاب و با زدن دکمه «حذف انتخاب‌ها» آنها را حذف کنید.

حذف فاکتورهای موقت در بستن سال مالی
  • عملیات بستن سال مالی

بستن حساب‌های موقت در انتهای دوره مالی در شرکت‌ها

در پنجره «تست صحت اطلاعات در پایان سال مالی» بدون تغییر شماره سند اختتامیه، تاریخ سند اختتامیه را تاریخ روز قرار دهید. در صورتی‌ بستن سال مالی در فروردین عدم ثبت سند در ابتدای سال، می‌توانید تاریخ سند اختتامیه را انتهای سال قبل بزنید. (به عنوان مثال اگر این عملیات را برای بستن سال مالی 1400 انجام میدهید، تاریخ بصورت 29/12/1400، خواهد بود) با انتخاب شماره سال آینده برای مثال 1401 به مرحله بعدی هدایت می‌شوید.

توجه: در زمان بستن سال‌مالی نباید هیچ‌گونه عملیات حسابداری توسط کاربران در نرم‌افزار ثبت شود درغیراینصورت تست صحت اطلاعات منجر به حذف اطلاعات مربوط به عملیات می‌گردد. زمان طی کردن مراحل این اخطار در قالب پیام به شما نشان داده میشود.

ایجاد سال مالی آتی و انتقال خودکار مانده حساب به سال بعد

در پنجره «تست صحت اطلاعات در پایان سال مالی» 4 گزینه زیر نمایش داده شده :

  • ایجاد سال مالی آتی بدون بستن حساب‌ها و انتقال اطلاعات:

به‌معنی بستن حساب ها بصورت موقت و انتقال اسامی حساب‌ها به سال بعد در حالی که هیچ مانده حسابی منتقل نخواهد شد. توجه کنید امکان عملیات همزمان بر روی 2 سال مالی وجود دارد.

  • ایجاد سال مالی آتی و انتقال خودکار مانده حساب ها به سال آینده:

در این حالت حساب‌ها به همراه مانده منتقل شده و بستن حساب بصورت دائمی خواهد بود.

با انتخاب « انتقال قسمتی از حسابها و اطلاعات به سال مالی بعد» و تیک قسمت های مورد نظرهر کدام از اطلاعاتی که میخواهیم به سال مالی بعد منتقل می‌شود.

مراحل بستن سال مالی در حسابداری

در مرحله بعدی با توجه به نوع ارزش گذاری کالا که در زمان ایجاد شرکت انتخاب شده، گزینه مربوط به ارزش گذاری کالا به طور خودکار انتخاب شده است.  تنها کافیست دکمه «تست صحت اطلاعات برای بستن سال مالی» را انتخاب و در صورت عدم وجود خطا در رابطه با مراحل قبلی و ثبت اسناد، بستن سال مالی انجام شده در غیراینصورت لیست خطاهایی به شما نمایش داده خواهد شد.

خطاهای موجود در حین بستن سال مالی در نرم افزار حسابداری هوشمند

در صورت عدم وجود خطا  با انتخاب دکمه  ترتیب مراحل به صورت زیر است:

نکاتی که قبل از بستن سال مالی حتما باید رعایت شود
آموزش بستن سال مالی در نسخه 5 نرم افزار حسابداری هوشمند
راهنمای قدم به قدم بستن سال مالی در نرم افزار حسابداری هوشمند
  • چک کردن حساب‌ها بعد از عملیات بستن سال مالی

بعد از بستن سال مالی باید موارد زیر در نرم افزار چک شود.

  • چک کردن سند افتتاحیه از لحاظ منتقل شدن مانده ها از زیر منو« مشاهده و تنظیم سند افتتاحیه»
  • عدم اختلاف در گردش بدهکار و گردش بستانکار تراز افتتاحیه در زیر منو«تعریف کدهای حسابداری»
تست حساب‌ها بعد از بستن سال مالی در نرم افزار حسابداری هوشمند

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *