راهنمای گام به گام بستن سال مالی در نرم افزار حسابداری

منظور از بستن سال مالی چیست؟

بستن سال مالی  از مهمترین عملیات مالی و حسابداری در پایان هر دوره مالی بشماره آمده که بسته به نیاز مجموعه این دوره مالی 3،6 یا 12 ماه در نظر گرفته می‌شود.

رسیدگی به صورت‌حساب‌ها در پایان هر دوره مالی به منظور پیدا کردن و بررسی اختلاف حساب ها و رصد دقیق امور انجام می‌شود. صفر کردن مانده نهایی حساب‌ها در حسابداری در اصطلاح بستن حساب گفته شده که با ثبت سند بستانکار برای حساب بدهکار دارای مانده نهایی و سند بدهکار برای حساب بستانکار دارای مانده نهایی است و به عبارتی تسویه موارد مالی و تنظیم اسناد بدهکاری وبستانکاری است.

هدف اصلی از بستن سال مالی در نرم‌افزار حسابداری، تهیه  لیستی از اطلاعات حساب‌ها و مانده حساب سال برای طی کردن مراحل قانونی و جلوگیری از افزایش بیش از حد حجم اطلاعات و داده‌های مالی است.

منظور از سال مالی یا دوره مالی چیست؟

بازه زمانی تعیین شده برای شروع و پایان فعالیت‌های حسابداری یک مجموعه که به منظور تهیه گزارشگری مالی، بودجه و صورت‌های مالی صورت می‌گیرد. این بازه زمانی بر اساس قوانین، دستورالعمل‌ها و ترافیک کاری سازمان 3،6 و 12 ماه در نظر گرفته می‌شود. در بیشتر شرکت‌ها سال مالی از ابتدای فروردین تا پایان اسفند است و صرفا بازه زمانی یک‌سال تقویم نیست هر چند در شرکت‌های بازرگانی این بازه زمانی مطابق با تاریخ میلادی 10/11 لغایت ۱۰/۱۰ در نظر گرفته خواهد شد. بنابراین می‌توان گفت که بسته به نوع فعالیت شرکت‌ها سال مالی دارای زمان‌بندی متفاوتی بوده، به طور مثال شرکت فعال   در زمینه پخش دارای نرم افزار پخش و فروش مویرگی به دلیل حجم بالا کار ممکن است دارای سال مالی 3 یا 6 ماه باشد.

منظور از بستن حساب چیست؟

مهمترین مرحله در بستن سال مالی، بستن حساب‌ها است که به طور پیش‌فرض سه نوع حساب ( دائم، موقت و ترکیبی) است. حساب کل به دو دسته حساب دائم و حساب موقت دسته بندی شده که در ادامه به شرح آن خواهیم پرداخت.

حساب دائم:

در صورتی که حساب مورد نظر در پایان دوره مالی بسته نشود حساب دائم محسوب شده و مانده آن به سال مالی یا دوره مالی بعد منتقل و به مانده اول دوره تبدیل می‌شود. از جمله حساب دائمی می‌توان به حساب‌های دارایی ( وجوه نقد، حساب‌های دریافتنی، موجودی کالا، سرمایه گذاری، دارایی ثابت و…) اشاره کرد.

حساب موقت:

در این حالت مانده حساب فقط  دریک دوره یا سال مالی معتبر بوده و هیچگونه مانده حسابی از دوره قبل به حساب موقت منتقل نشده و در انتهای سال نمیتوان به حساب موقت جدید منتقل کرد وباید در انتهای دوره صفر شود. موجودی حساب های موقت در ابتدا سال صفر است. حساب موقت شامل، حساب‌های مربوط به زیان، حساب‌های درآمدی و حساب‌های مربوط به هزینه‌ها هستند.

حساب مختلط:

ترکیبی از حساب های دائم و موقت که با انجام ثبت های اصلاحی نیز برای این دست از حساب ها میتوان قسمت دائمی و موقت راتفکیک نمود. به همین دلیل درپایان سال و بعد از انجام اصلاحات، حساب‌ها به صورت دائم یا موقت بوده و حساب مختلط نخواهیم داشت.

اگر صاحب کسب و کار اینترنتی هستید، مطالعه مقاله «مالیات فروشگاه اینترنتی»  به شما پیشنهاد می‌شود. 

حساب های موقت چگونه بسته می‌شود؟

برای بستن حساب های موقت باید با توجه به نوع و ماهیت حساب عمل کنیم به عنوان نمونه حساب‌های مربوط به مانده بدهکار در پایان بستانکار و بالعکس. در نهایت حساب های خلاصه سود و زیان بدهکار محسوب می‌شوند.

حساب های دائم چگونه بسته می‌شود؟

تمامی حساب‌های دائمی دارای مانده بدهکار شده و حساب‌های دارائی طی این فرآیند در حساب ترازنامه اختتامیه به حساب بستانکار تبدیل شده و سایر حساب‌ها مانند حساب مربوط به ذخایر، بدهی‌ها و سرمایه که دارای مانده بستانکار هستند به حساب اختتامیه تراز بدهکار می‌شوند.

پیش نیاز های بستن سال مالی چیست؟

1. اعلان تمامی فعالیت ها
2. بررسی مجدد تمامی ترازهای مالی
3. اطمینان از گرفتن مانده حساب تمامی حساب‌هایی که باید مانده گرفته شوند.
4. بازدید تمامی فاکتورها
5. انجام انبار گردانی و کنترل درستی موجودی کالا در انبار
6. بررسی اسناد و فاکتورهایی که بدون توجه به اصول و فنون حسابداری ثبت شده‌اند.
7. کنترل موجودی منفی کالاها و تایید صندوق
8. بررسی کاردکس ( کارتی که در آن تعداد و تاریخ ورود و خروج کالای معینی به انبار ثبت شود.)
9. رسیدگی به سرفصل ها
10. ویرایش موجودی کالاهای انبار و قیمت میانگین کالا
11. مرتب کردن اسناد قبل از بستن حساب ها

مهمترین پیش‌نیاز بستن سال مالی «کنترل موجودی منفی کالاها و تایید صندوق» است و بررسی اسناد و مدارک مالی  مربوطه  و اطمینان از قطعی بودن حساب های موقت موجود در نرم افزار حسابداری است. درغیراینصورت نمی‌توان سند اختتامیه را تهیه و سند افتتاحیه سال بعد را ایجاد کنیم وامکان انتقال مانده حسابی به سال آینده نخواهد بود.

مطالعه مقاله «آموزش تصویری ارسال لیست مالیات حقوق در سامانه» به شما پیشنهاد می‌شود. 

مراحل بستن سال مالی

•     فرآیند اجرایی
•    انجام فرآیندهای محاسباتی
•      ثبت کلیه هزینه ها و درآمدهای شرکت
•     عملیات لیست کردن پروژه ها، بدهکاران و بستانکاران
•     فرآیند کنترل
•      انجام فرآیند مربوط به بستن حساب ها
•      صادرکردن اسناد و مدارک مالی پایانی

مهمترین قسمت بستن سال مالی، بستن حساب‌ها است و با بستن هر سال مالی کلیه اطلاعات و موجودی‌های مالی به سال بعد منتقل می‌شوند. 

مطالعه مقاله آموزشی «راهنمای قدم به قدم انبارگردانی» به شما پیشنهاد می‌شود.

در حال حاضر به دلیل فراگیری استفاده از نرم افزار مالی و حسابداری، این عملیات به کمک نرم افزار حسابداری صورت گرفته و میزان خطا به طرز چشم‌گیری کاهش یافته است. در ادامه قصد داریم شما را با مراحل مختلف بستن سال مالی در نرم افزار حسابداری هوشمند آشنا کنیم.

مراحل بستن سال مالی در نرم‌افزار مالی و حسابداری هوشمند:

توجه: مراحل ذکر شده در این آموزش بر اساس جدید‌ترین نسخه نرم افزار حسابداری هوشمند بوده و در صورت نداشتن هر یک از این مراحل از آن صرف نظر کنید.

• پشتیبان گیری از اطلاعات

اولین مرحله برای بستن سال مالی پشتیبان‌گیری از داده های مالی بوده که این عملیات از منو اصلی برنامه، قسمت اعمال ویژه انجام می‌شود.

• محاسبه و ثبت حقوق ماهیانه

از پنجره مربوط به امور پرسنل، کارمند مورد نظر را انتخاب و با انتخاب گزینه ثبت حقوق ماهیانه از منو سمت راست برای ماه‌هایی که حقوق برای پرسنل ثبت نشده، این عملیات را انجام دهید. به این ترتیب مبلغ مورد نظر به حساب بستانکاری فرد منتقل شده اما هنوز مبلغی بابت پرداخت حقوق ثبت نشده و در انتها با گزینه پرداخت وجه، عملیات ثبت حقوق را تکمیل نمایید.

• محاسبه استهلاک دارایی ها

در این مرحله جهت محاسبه استهلاک تمام دارایی‌هایی که در سیستم ثبت شده از دکمه « محاسبه استهلاک تمام دارایی‌ها» در پنجره مربوط به دارایی ها استفاده می‌کنیم.

• حذف یا صدور حواله های قطعی نشده

در پنجره مربوط به حذف رسید و حواله‌های قطعی نشده، می‌توانید رسید یا حواله‌هایی که به آنها نیاز ندارید حذف کنید. در صورتی‌که با حذف رسید موجودی کالا منفی شود برنامه اجازه حذف رسید را نمی دهد . موقع بستن سال مالی تمام رسید و حواله ها باید به فاکتور تبدیل شوند .

• قطعی کردن سندها

جهت قطعی کردن اسناد ابتدا باید از منوی اصلی گزینه «اسناد حسابداری» و سپس «لیست جامع اسناد حسابداری» را انتخاب نموده، سپس گزینه «اسناد غیرقطعی» را انتخاب و گزینه قطعی را می‌زنیم.

مطالعه مقاله آموزشی «صفر تا صد حسابداری فروش» را پیشنهاد می‌کنیم.

• قطعی کردن سند افتتاحیه

به منظور قطعی کردن سند افتتاحیه، از قسمت اسناد حسابداری زیر منو«مشاهده و تنظیم سند افتتاحیه» میتوانید با انتخاب سند و دکمه قطعی کردن در گوشه پنجره آن‌ها را قطعی نمایید.

• مغایرت گیری بانکها

در پنجره «عملیات رفع مغایرت بانکی» با انتخاب بانک مورد نظر و انتخاب فیلتر «نمایش عملیات مغایرت گیری نشده» و زدن دکمه «تیک کردن تمام موارد” انتخاب و از دکمه «قطعی کردن تغییرات» برای اتمام عملیات مغایرت گیری استفاده نمایید.

• مشاهده و حذف فاکتورهای موقت

با انتخاب نوع فاکتور موقت در پنجره «حذف فاکتورهای موقت بدون کارایی» می‌توانید تیک حذف را برای تمام موارد مورد نظر انتخاب و با زدن دکمه «حذف انتخاب‌ها» آنها را حذف کنید.

• عملیات بستن سال مالی

• چک کردن حساب‌ها بعد از عملیات بستن سال مالی

بعد از بستن سال مالی باید موارد زیر در نرم افزار چک شود.

• چک کردن سند افتتاحیه از لحاظ منتقل شدن مانده ها از زیر منو« مشاهده و تنظیم سند افتتاحیه»
• عدم اختلاف در گردش بدهکار و گردش بستانکار تراز افتتاحیه در زیر منو«تعریف کدهای حسابداری»