آذر
آموزش حسابداری
انبارگردانی چیست و انواع انبارگردای کدامند؟
فهرست مطالب
منظور از انبارگردانی یا مدیریت انبار چیست؟
از مهمترین فرآیندهایی که در پایان هر دوره مالی به منظور کنترل کمی و کیفی موجودی انبارها انجام شده در اصطلاح انبارگردانی می‌گویند. با توجه به ارزش مالی موجودی کالا در میزان سود و زیان، تعیین دقیق موجودی کالا در پایان هر دوره مالی از اهمیت بسزایی برخوردار است. به کمک انبارگردانی و شمارش موجودی کالا هرگونه مغایرت موجودی انبار و موجودی ثبت شده در نرم افزار حسابداری تشخیص داده می‌شود.
در این فرآیند علاوه بر شمارش کالا و شناسایی مغایرت‌ها، یکپارچه سازی و یکسان سازی موجودی واقعی کالا در انبار از طریق ثبت و اصلاح کسورات و اضافات در نرم افزارهای حسابداری نیز انجام می‌شود. توجه کنید که عملیات انبارگردانی با توجه به نوع فعالیت بنگاه اقتصادی در فواصل زمانی متفاوت انجام شده اما اصولا در پایان دوره مالی و بستن حساب انجام می‌شود.
چرا باید انبارگردانی کنیم؟
اگر این سوال برای شما پیش آمده که چرا باید انبارگردانی کنیم یا ضرورت انجام انبارگردانی چیست؟ در اداامه با ما همراه شوید. ارزش موجودی کالا به عنوان جزئی از حساب دارایی در تعیین سود و زیان هر بنگاه اقتصادی در پایان هر دوره مالی نقش تعیین کننده‌ای دارد.
حال چه چیزی می‌تواند منجر به مغایرت موجودی واقعی انبار و موجودی سیستمی شود؟ از جمله دلایل ایجاد این مغایرت می‌توان به عدم ثبت صحیح بخشی از رویدادهای مالی از جمله خرید و فروش، سرقت، عدم ثبت صحیحورودی و خروجی به انبار، عدم ثبت کالای ضایعاتی و….اشاره کرد.
دلایل مختلفی مانند اشتباه در ثبت ورودی یا خروجی کالا در سیستم، عدم ثبت بخشی از رویدادهای مالی مثل خرید یا فروش، ضایعات ثبت‌نشده، سوءاستفاده‌های احتمالی، سرقت و … باعث ایجاد اختلاف بین موجودی واقعی انبار و موجودی ثبت‌شده در سیستم نرم‌افزار مالی می‌شود.
به همین دلیل نیاز است انبارگردانی در فواصل زمانی مشخص انجام شود که این فواصل با در نظر گرفتن هر صنف از فعالیت متفاوت خواهد بود. در این میان استفاده از تجهیزاتی همچون بارکدخوان، اپلیکیشن انبارگردانی و… در نقش بسزایی در سهولت انبارگردانی و گردآوری داده‌های موثق دارد. اپلیکیشن انبارگرانی هوشمند با قابلیت اتصال به نرم افزار حسابداری، علاوه بر مدیریت عملیات انبارگردانی، امکان یکپارچه سازی مدیریت انبار با سایر فرایندهای مالی و حسابداری را به شما می‌دهد.
انواع انبارگردانی با توجه به فواصل زمانی:
انبارگردانی پایان سال( پایان دوره):
انجام انبارگردانی پایان دوره اجباری بوده و به منظور انتقال موجودی انبار به سال آینده انجام می‌شود. با انجام عملیات انبارگردانی پایان دوره ارزش واقعی موجودی انبار برای ترازنامه و حساب های سالیانه مالی بدست می آید.
انبارگردانی میان دوره:
این نوع از انبارگردانی، در نیمه سال مالی با توجه به سیاست‌های بنگاه اقتصادی انجام می‌گیرد. در انبارگردانی میان‌دوره نیز کلیه اقلام انبار شمارش و ثبت خواهد شد.
انبارگردانی تصادفی یا رندوم:
انبارگردانی موردی به منظور کنترل وضعیت موجودی انبار در بازه های زمانی تعیین شده اناج می‌شود. در صورت بروز اختلاف‌نظر واحد‌های مختلف بر سر موجودی انبار این سبک از شمارش کالا بر روی کالاهای مشخصی انجام می‌شود.
انبارگردانی مستمر:
انبارگردانی که بدون نیاز به تعطیلی انبار، هر هفته در یک بازه زمانی محدود انجام می‌شود.
انواع انبار گردانی با توجه به شمارش:
ملاک این تقسیم بندی روش شمارش اقلام موجود در انبار و مقایسه موجودی آنها با مقدار ثبت شده در کاردکس کالا است.
انبارگردانی یک شمارشی:
در این حالت موجودی کالا یکبار شمارش شده و در صورت مغایرت موجودی انبار با کاردکس کالا، وجود کسری یا اضافه و سند مربوط به آن صادر می‌شود. در غیر اینصورت گزارش صحت موجودی انبار صادر می‌شود.
انبارگردانی دو شمارشی:
در این حالت، موجودی انبار دوبار شمارش شده و معیار اصلی برای ثبت مغایرت یا صحت موجودی شمارش دوم است.
انبارگردانی سه شمارشی:
موجودی انبار سه بار شمارش شده و ملاک ثبت‌ها شمارش سوم است.
مهمترین مزیت های انبارگردانی چیست؟
عملیات انبارگردانی عموماً برای مشتریان نامرئی است، اما نقش مهمی در بهینه سازی و استفاده از فضای انبار برای به حداکثر رساندن ذخیره موجودی و فروش کالا دارد. عملیات انبارگردانی برای کلیه کسب وکارهایی که به نوعی با کالا سر و کار دارند اهمیت داشته و عملیات انبارگردانی در شرکت‌های پخش و فروشگاه‌های زنجیره ای ممکن است چندین روز طول بکشد. به همین منظور تیم طراحی و توسعه نرم افزار هوشمند تمهیدات ویژه‌ای برای سهولت انبارگردانی در نرم افزار پخش مویرگی و نرم افزار فروشگاه زنجیره‌ای چند شعبه در نظر گرفته است.
- اطمینان از صحت ارقام ثبت شده در صورت حساب‌های مالی
- انبارگردانی به موقع، از افزایش حجم یک کالای بخصوص و منقضی شدن تاریخ مصرف و خسارات های مالی ناشی از آن جلوگیری می‌کند. این مورد بخصوص در شرکت های پخش از اهمیت بسزایی برخوردار است.
- انبارگردانی به صورت دوره ای و دقیق باعث نظم یافتن پروسه تحویل و سفارش کالا به مشتریان از سوی تامین کنندگان کالا و سفارش دهندگان خواهد شد. اطلاع به موقع از کسری کالا و سفارش به موقع متناسب با نیاز بازار و مشتریان باعث تسریع و بهبود روند توزیع کالا و کاهش گرانی و تورم در چرخه فروش آن کالا می‌گردد.
- به روز رسانی موجودی کالاها در انبار با موجودی آنها در سرورهای حسابداری در کلیه کسب و کارهایی که دارای فروشگاه های اینترنتی متصل به حسابداری هستند نیز عملیات به روز رسانی انجام شده و کاربران به راحتی میتوانند از مطابق با آخرین موجودی کالا در انبار سفارش ثبت کنند.
مهمترین نکات پیش از انبارگردانی باید به آنها توجه کنیم
به منظور افزایش دقت و سرعت شمارش در انبار گردانی نیاز به رعایت اصولی پایه‌ای است که در ادامه به شرح آنها خواهیم پرداخت.
- مشخص کردن گروه انبارگردانی و سرپرست تیم انبارگردانی. افراد تیم پیش از انباگردانی باید آموزش داده شوند.
- تهیه یک دستورالعمل برای مدیریت انبارگردانی که باید توسط مسئولین شرکت و مؤسسه حسابرسی مورد تائید قرار گیرد.
- اعلام زمان دقیق شروع انبارگردانی و مدت زمان آن به واحد‌های دیگر. با توجه به اینکه در زمان شمارش کالا، انبار تعطیل بوده و اجازه ورود و خروج هیچ کالایی از انبار نیست، واحد‌های دیگر بایدکالای مورد نیاز خود را تا پیش از انبارگردانی تهیه نمایند.
- چیدمان صحیح کالاها، جدا کردن کالاهای اسقاطی، بدون استفاده و کالای امانی در افزایش سرعت شمارش موثر است.
- عدم جایجایی اجناس در قسمت‌های مختلف در حین انبارگردانی به منظورجلوگیری از شمارش مجدد و یا شمارش نشدن قسمتی از موجودی‌ها
- علاوه بر نوشتن و نصب نام و مشخصات کالا لازم است پیش از انبارگردانی مسئولین انبار شماره صحیح یا شرح کالاهایی که به آسانی قابل شناسایی نبوده را بر روی آنها بنویسند.
- تنظیم دو نسخه ای و شماره گذاری برگه‌های شمارش و ارائه آخرین شماره مدارک ثبت گردش موجودی‌ها (برگ صدور کالا، رسید کالا و…) به مدیر تیم انبارگردانی
معیار تعداد دفعات شمارش در عملیات انبارگردانی چیست؟
هدف از انبارگردانی کشف مغایرت موجودی کالای انبار با سیستم حسابداری است. برای اطمینان از نتیجه عملیات انبارگردانی شمارش در چندین نوبت تکرار خواهد شد. در پروسه انبارگردانی در صورت عدم مغایرت موجودی انبار با نرم افزار حسابداری، گزارش صحت درستی موجودی توسط انباردار تایید شده و به مدیر شرکت تحویل داده می‌شود.
در صورت مشاهده اختلاف موجودی، به منظور اطمینان از عدد اختلاف شمارش مجددا انجام خواهد شد. در صورت یکسان شدن عدد مغایر با عدد شمارش قبلی، عدد اختلاف معتبر است و درگزارشات انبارگردانی ثبت خواهد شد. در صورتی که با استفاده از بارکدخوان‌های تحت اندروید عملیات انجام شود، انباردار می‌تواند با استفاده از یک پرینتر همراه موجودی جدید را چاپ و در قفسه مربوط به کالا قرار دهد.
در صورت مغایرت موجودی واقعی کالا با موجودی کاردکس در مرحله دوم، تمام مراحل در شمارش نوبت سوم تکرار خواهد شد. این عملیات تا جایی ادامه یافته که هیچگونه مغایرتی بین موجودی کالا در سیستم حسابداری با موجودی واقعی کالا یافت نشود. در اینصورت عملیات انبارگردانی پایان یافته است و باید لیست جدید موجودی در سیستم ثبت گردد.
اپلیکیشن انبارگردانی از جمله ابزارهای مفید و کمک کننده برای بهبود سرعت و دقت در عملیات انبارگردانی است که بارکد کالا توسط یک بارکدخوان مجهز به اپلیکیشن انبارگردانی خواننده شده و با موجودی کالا در اپلیکیشن مقایسه می‌شود.
در صورت مغایرت موجودی کالا با سیستم امکان اصلاح موجودی در اپلیکیشن انبارگردانی هوشمند در نظر گرفته شده و با توجه به اتصال به نرم افزارهای حسابداری هوشمند با اصلاح موجودی کالا در اپلیکیشن موجودی کالا در سرور حسابداری نیز به روز رسانی می‌گردد.
مهمترین نکاتی که در حین انبار گردانی باید به آنها توجه کنید
نکات مهمی که در حین شمارش کالاها در فرآیند انبارگردانی باید به آنها توجه کنید عبارتند از:
- شمارش کالا باید به صورت دونفری انجام شده و یک نفر مسئول شمارش کالا و نفر دوم علاوه بر تائید شمارش، مسئول ثبت صحت یا مغایرت موجودی
- شمارش اصولی موجودی کالا که به منظور جلوگیری از عدم شمارش یا شمارش مجدد کالا است. به این منظور باید شمارش به صورت ردیف کامل و کالای شمارش شده باید علامت گذاری شود.
- موجودی‌های اسقاطی، معیوب و بلا اتسفاده نیز باید در برگه‌ها ثبت شوند.
- در صورتی که کالای بسته بندی شده در انبار وجود دارد، محتویات تعدادی از بسته بندی‌ها به صورت رندوم مورد شمارش قرار گیرد.
- به منظور استاندارسازی نیاز به امضاء تمامی برگه ها توسط گروه‌های شمارنده است.
- در صورت وجود کالاهایی که معیار موجودی آنها وزن کالاست، کلیه واسیل لازم برای وزن‌کشی در دسترس باشد.
- بهتر است موجودی‌ها دو بار و هر بار به‌وسیله گروه دونفری متفاوت شمارش گردد.
- با هدف کنترل موجودی می بایست برگه های شمارش شده به بخش مورد نظر منتقل شوند و درصورت مغایرت موجودی ثبت شده با موجودی شمارش شده، عملیات شمارش دوم و درصورت نیاز شمارش نهایی انجام شود.
حسابرسی موجودی کالا یا حسابرسی انبارگردانی
از مهمترین اقدامات پیش از حسابرسی موجودی کالا، انبارگردانی به منظور شمارش فیزیکی موجودی انبار است. موجودی کالا و مواد از مهمترین دارایی‌های جاری هر بنگاه اقتصادی بوده که هرگونه تخلف و اشتباه در آن می‌تواند خسارات جبران ناپذیری را وارد آورد و به همین دلیل حسابرسی انبارگردانی از اهمیت بالایی برخوردار است. حسابرسی در عملیات انبارگردانی با دو هدف اثبات وجود و مالکیت موجودی مواد و کالاهای ثبت شده انجام شده و حضور حسابرس به عنوان ناظر و انجام عملیات حسابرسی انبار حائز اهمیت است.
نقش حسابرس در فرآیند انبارگردانی چیست؟
هرچند حسابرس هیچگونه نقشی در شمارش موجودی کالاها نداشته اما به منظور کسب اطمینان از درستی عملیات شمارش، شخصا تعدادی از اقلام موجود را به عنوان نمونه در انبار شمارش کرده و با شمارش انجام شده مطابقت می‌دهد.
همچنین حسابرس می‌تواند در تنظیم و تدوین برنامه انبارگردانی و تعیین مواردی از قبیل زمان شروع و پایان انبارگردانی، موقعیت مکانی انبار مورد نظر، تعداد دفعات شمارش، انواع موجودی ها، تعداد گروه های شمارش به همراه اسم و وظایف آنها و نحوه رفع مغایرت بین شمارش های مختلف با موجودی انبار در کنار مدیر انبارگردانی قرار گیرد.
ارائه آموزش به تیم انبارگردانی، نظارت بر نحوه اجرای صحیح برنامه انبارگردانی و تکمیل پرسشنامه های مربوط به نظارت بر انبار و اطمینان حسابرس از توقف ورود و خروج کالا در حین انبار گردانی از دیگر وظایف حسابرس در حین انبارگردانی است.
همچنین جمع اوری کلیه اطلاعات مربوط به مقطع گیری زمانی حین انبارگردانی (خاتمه سال مالی)، اطمینان از مخدوش نبودن موجودی های ثبت شده یا جلوگیری از هرگونه تغییر در آن و همچنین اطمینان از عدم ثبت موجودی کالا برای کالاهایی که تمام شده است از مواردی است که حسابرس در حین انبارگرانی باید نظارت کند.
مراحل ثبت حسابداری مربوط به اضافات و کسورات انبار
هرگونه بی دقتی در ثبت موجودی کالاهای ورودی و خروجی انبار در دفاتر و نرم افزارهای حسابداری باعث مغایرت موجودی واقعی با موجودی سیستم خواهد شد. در این صورت ثبت های مربوط به حساب اضافات و کسورات انبار را باید انجام شود که در چهار حالت زیر خلاصه می‌شود.
- در صورت کسری موجودی انبار، معادل مبلغ کسری موجودی انبار، حساب کسری و اضافات انبار بدهکار و حساب کنترل مواد، بستانکار می گردد.
بدهکار بستانکار
کسری و اضافات انبار _
_ کنترل مواد
- درصورتی که موجودی کالا در انبار دارای اضافات باشد معادل مبلغ اضافات، حساب کنترل مواد بدهکار و حساب کسری و اضافات انبار بستانکار می گردد.
بدهکار بستانکار
کنترل مواد _
_ کسری و اضافات انبار
- در صورتی که حساب کسری و اضافات انبار دارای مانده بدهکار شود، حساب خلاصه سود و زیان ثبت بدهکار و حساب کسری و اضافات انبار بستانکار ثبت می‌شود.
بدهکار بستانکار
خلاصه سود و زیان _
_ کسری و اضافات انبار
- در صورتی که حساب کسری و اضافات انبار دارای مانده بستانکار شود، حساب کسری و اضافات انبار ثبت بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار می‌شود.
بدهکار بستانکار
کسری و اضافات انبار _
_ خلاصه سود و زیان