دی
آموزش حسابداری
5 راهکار برای کاهش هزینه و افزایش سود در سازمان‌ها
مدیریت صحیح هزینه‌ها نقش بسزایی در بهبود وضعیت صورت سود و زیان دارد. استفاده از راهکارهای صحیح مدیریتی در کاهش هزینه‌ها نقش بسزایی در افزایش حاشیه سود دارد. زیرا کاهش هزینه ها منجر به تخصیص منابع بیشتری برای توسعه کسب و کار شده و بطبع درآمدزایی به دنبال خواهد داشت. از مهمترین موارد درکاهش هزینه‌ها، تشخیص ضروری و غیر ضروری بودن آنها است که به شدت تحت تاثیر استراتژی مدیریت مجموعه، کنترل منابع موجود و بودجه جاری است.
در اقتصاد آشفته حال حاضر مدیریت صحیح هزینه‌ها و کاهش هزینه در بخش های مختلف منجر به سود و درآمدزایی و در نتیجه پیشرفت و گسترش هر چه بیشتر سازمان می‌گردد. در ادامه قصد داریم به ارائه چندین راهکار ساده اما کاربردی برای کاهش هزینه‌های کسب و کار های کوچک و نوپا ارائه کنیم.
به کارگیری فناوری های نوین :
استفاده از فناوری های جدید جهت مکانیزه کردن بسیاری از امور، سهم زیادی در کاهش هزینه‌های درون سازمانی دارد. شاید آنچه بسیاری از مدیران را در استفاده از فناوری‌های نوین مردد می‌کند، هزینه‌های مورد نیاز برای خریداری و پیاده سازی آنهاست. اما یک مدیر موفق پیش از استفاده و بکار‌گیری به نیاز سنجی پرداخته و متناسب با بودجه سازمان و شرایط موجود بهترین گزینه را انتخاب می‌کند.
ارزیابی دقیق میزان تاثیراستفاده از فناوری های جدید در کاهش هزینه و افزایش بهره وری از مهمترین پیش‌نیازهای استفاده از فناوری‌های جدید است. هرچند استفاده از ابزار و نرم افزارهای جدید به منظور حذف منابع انسانی میتواند منجر به صرف هزینه‌های بالایی شود، اما در طولانی مدت میتواند منجر به کاهش هزینه ها شود.
به عنوان مثال استفاده از دستگاه حضور غیاب یکی از تجهیزات موثر در کاهش هزینه‌ها در سازمان‌هاست. ثبت و مدیریت دقیق تردد پرسنل به منظور محاسبه حقوق و دستمزد، میزان اضافه کار و کسر کار از مهمترین دستاوردهای استفاده از این تکنولوژی نوین است. شاید به‌نظر برسد که انتخاب و خرید دستگاه کنترل تردد از بدیهی ترین موارد مدیریتی است اما انتخاب یک دستگاه ساعت‌زنی مناسب برای یک کسب و کار هرچند کوچک، نیاز به نیاز سنجی و استفاده از راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب است.
مهمترین دستاوردهای استفاده از دستگاه حضور و غیاب عبارتند از:
- هزینه های مربوط به استخدام حسابدار جهت محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان
- هزینه های ناشی از پرداخت زیاد یا کم حقوق و مزایای کارمندان
- صرفه جویی بیشتر در زمان مجموعه و صرف زمان های حفظ شده برای اختصاص به سایر کارها
- هزینه مربوط به از دست دادن منابع انسانی به دلیلی خطا در محاسبات حقوق و دستمزد
امروزه با توجه به قوانین اداره کار، استفاده از دستگاه کنترل تردد در کنار نرم افزارهای مالی و حسابداری از الزامات هر کسب و کار محسوب شده و خرید آن نقش زیادی در کاهش هزینه های مجموعه ایفا می‌کند. با خروجی گرفتن از سیستم حضور و غیاب و وارد کردن ساعات کاری پرسنل در نرم افزار حسابداری امکان محاسبه دقیق حقوق و دستمزد پرسنل به طور خودکار با کمترین خطا مهیا می‌شود.
حذف خطوط تلفن سنتی و استفاده از خطوط تلفن مجازی یا VoIP نیز از دیگر راهکارها برای کم کردن هزینه هاست.
حذف کاغذ:
کاهش هزینه‌های ناشی از حذف کاغذ و بایگانی در تمامی سازمان‌ها (بزرگ -کوچک)بسیار چشمگیر است.استفاده از روش‌های نوین اتوماسیون اداری و حذف کاغذ در امور‌اداری، ثبت داده ها و اسناد نه تنها میزان خطا را کاهش داده بلکه در کاهش هزینه‌ها نیز موثر است. نه تنها استفاده از روش‌های اتوماسیون درون سازمان‌ها بلکه در بیرون سازمان‌ها نیز موثر است. به عنوان مثال در بسیاری از شرکت های پخش مویرگی، ویزیتورها برای ارائه کاتالوگ به مشتریان از کاتالوگ‌ها الکترونیکی استفاده می‌کنند که نه تنها منجر به افزایش سرعت در ثبت سفارش مشتریان همراه است با حذف استفاده از کاتالوگ‌های کاغذی منجر به کاهش هزینه‌های چاپ مستمر کاتالوگ محصولات است. بسیاری از نرم افزار پخش مویرگی علاوه بر کاتالوگ دیجیتال از قابلیت‌های دیگری همچون دستیار بازاریاب برای ثبت سفارش پشتیبانی می‌کند.
اولویت قراردادن تبلیغات:
نه تنها در کسب و کارهای تازه تاسیس بلکه در همه کسب و کارها، استفاده از تبلیغات به منظور آگاهی از برند و جذب مخاطب تاثیر بسزایی دارد. تبلیغات محیطی و دیجیتال نه تنها هزینه محسوب نمی‌شود بلکه بعنوان راهکاری جهت افزایش درآمد مورد استفاده قرار می‌گیرد. به کمک روش های نوین بازاریابی مثل دیجیتال مارکتینگ میتوانیم تا حد زیادی هزینه های مربوط به تبلیغات برند خود را کاهش دهیم، به عنوان مثال بجای رزرو یک مکان فیزیکی مثل بیلبورد برای نمایش بنر تبلیغاتی خود از پلتفرم های تبلیغات در فضای مجازی و سایت های پربازدید برای نمایش بنرهای خود استفاده کنیم.
دورکاری:
با شیوع کرونا نیاز به دورکاری برای پیشبرد کارها بیش از پیش اهمیت یافت به گونه ای که در بسیاری از کمپانی های بزرگ دنیا همچنان بعد از واکسیناسیون نیز کارکنان، دورکار هستند. در همین دوران مدیران متوجه کاهش بسیار زیاد هزینه ها در کسب و کار خود شدند. برای کسب و کارهای نوپا نیز میتوان از همین روند برای کاهش هزینه های ابتدایی استفاده کنیم.
سرمایه گذاری بر روی مشتریان:
نه تنها جذب مشتری جدید، بلکه حفظ و وفادارسازی مشتریان از درجه بالایی اهمیت برخوردار است.بنابراین در نظر گرفتن بودجه و امکاناتی جهت وفادارسازی مشتریان میتواند در کاهش هزینه های جذب مشتری جدید تاثیر گذار باشد. هرچند این هزینه ها با استفاده از راهکارهای مناسب قابل کنترل است اما قابل حذف نیست. برای کسب و کاری‌های تازه تاسیس، سرمایه گذاری روی مشتریان بالقوه در اولویت است.
وفادارسازی مشتریان در فروشگاه‌ها بسیار اهمیت دارد. در بسیاری از فروشگاه‌های زنجیره ای شاهد استفاده از روش حفظ و وفادارسازی مشتریان هستیم. معمولا نرم‌افزار حسابداری فروشگاه‌های زنجیره‌ای مجهز به یک ماژول جانبی بوده که براحتی میتوان با پیاده سازی یک استراتژی هدفمند به وفادارسازی مشتریان خود پرداخت.
استخدام نیرو انسانی مجرب:
استخدام و آموزش نیروهای جدید در هر سازمان هزینه های زیادی دارد به همین منظور بخش مدیریت منابع سازمانی در هر سازمان الزامی است. مدیریت منابع انسانی با انجام مصاحبه دقیق و بررسی اهداف شخص از کار در سازمان، امکان انتخاب بهترین گزینه مطابق با اهداف و برنامه های سازمان را خواهند داشت.
این نیرو نیاز به آموزش در جهت اهداف و برنامه ریزی‌های سازمان را دارد که علاوه بر هزینه بر بودن شامل فاکتور زمان نیز است. به همین جهت از دست دادن هر نیرو برابر با از دست دادن هزینه های زیاد است. برای تمام کسب و کارهایی که به تازگی روی کار آمده اند بسیار اهمیت دارد که در ابتدا برای استخدام نیروهای خود دقت کافی داشته باشند این امر میتواند نقش زیادی در کاهش هزینه های کسب و کارهای کوچک داشته باشد.