سه دغدغه اصلی حسابداران در پایان سال مالی عبارتند از:
- انبار و انبار گردانی
- مباحث مربوط به عیدی، سنوات و مانده مرخصی پرسنل
- بستن حسابها
در رابطه با موارد فوق مقالات جامعی در سایت ارائه شده اماهدف ما از ارائه این مطلب یک جمعبندی کوتاه از سه گزینه فوق به عنوان راهکاری کلیدی برای حسابداران است.
-
انبار و انبارگردانی
انبارگردانی یکی از مهمترین مسائل در پایان سال مالی است. اما در بسیاری از موارد بخصوص در شرکتهای بازرگانی عملیات انبارگردانی و هزینههای ناشی از آن را به عنوان هزینه سربار در نظر گرفته شده و از انجام آن خودداری میکنند. شاید این تفکر که شغل حسابداری زاینده مالی نیست (به دلیل عدم دخالت مستقیم در فروش و درآمد) منجر شده تا فرآیند انبارگردانی را به عنوان هزینه در نظر گرفته شود و بسیاری از شرکتها به برسی و تطابق موجودی لیست و انبار بسنده کنند. در این حالت کسری و اضافات واقعی انبار بدرستی بدست نیامده و در دراز مدت شرکتها را با مشکلات متعددی مواجه میکند. بنابراین عملیات انبارگردانی و هزینههای ناشی از آن به نوعی، سرمایه گذاری به منظور جلوگیری از ضررها و تخلفات آتی در انبار محسوب میشود.
به همین دلیل استفاده از ابزارهایی همچون اپلیکیشن انبارداری کمک بسزایی در فرآیند انبارگردانی دارد. بخصوص در شرکتهایی که نرم افزار پخش مویرگی استفاده میکنند به دلیل تنوع بالای کالای موجود در انبار استفاده از ابزارهای کمکی همچون دیتاکالکتور و اپلیکیشن انبارداری امورد مربوط به انبارگردانی را تهسیل میدهد.
چرا انبارگردانی (سیستم ادواری- ثابت) کنیم؟
به منظور محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته، نیاز به بررسی ارزش ریالی موجودی حال حاضر انبار است. موجودی انبار در سیستم به صورت عددی توسط حسابدار و در محل انبار به صورت فیزیکی توسط انباردار قابل مشاهده است. امور مربوط به انبار توسط دو گروه انجام شده که شامل امور سمت انبار که توسط سرپرست انبار و کارمند مسئول حسابداری انبار انجام شده و امور حسابداری انبار که توسط حسابدار انبار، رئیس حسابداری و سلسه مراتب مربوطه انجام می شود.
بنابراین حسابدار انبار کالای موجود در انبار را به طور عینی مشاهده نکرده و کلیه امور به صورت سیستمی انجام میشود. از طرف دیگر، سرپرست انبار با کالا به صورت عینی سر و کار داشته و با دادههای سیستمی هیچ برخوردی ندارد. به همین دلیل گاهی بین دادههای سیستمی و کالای موجود در انبار اختلاف موجودی صورت میگیرد.
بنابراین به منظور تطابق اختلاف موجودی در پایان هر دوره مالی انجام شده که بسته به نوع کسب و کار و ارزش و ماهیت کالا دوره انجام این عملیات متفاوت است. به عنوان مثال در شرکتهای وارد کننده موبایل و قطعات الکترونیک با ابعاد کوچک، به دلیل ارزش بالای کالا، انبارگردانی در پایان هر روز کاری انجام میشود. به این منظور اقدام به شمارش کالای موجود در انبار و بررسی دادههای سیستمی کرده و به بررسی و تطابق موجودیها پرداخته میشود. اشتباهاتی همچون ورود و خروج کالا بیشتر از تعداد فاکتور، ورود و خروج کالا با کد اشتباه، تخلفات صورت گرفته توسط پرسنل انبار، اشتباه در ثبت دادهها در نرم افزار حسابداری و…از جمله دلایل اختلاف داده سیستمی و موجودی عینی کالا است.
مطالعه مقاله «انبارگردانی چیست و انواع انبارگردانی» را پیشنهاد میکنیم.
عملیاتی همچون چاپ تگ انبار، الصاق به انبار، شمارش کالا( توسط گروههای مجزا) تحت نظارت سرپرست انبار انجام میشود. مراحل شمارش کالا در انبارگردانی بسته به عوامل مختلف بین دو تا سه بار متغییر است. در بهترین حالت بعد از شمارش اول، شمارش نهایی توسط تیم مجزا انجام شده و در صورت مغایرت شمارش سوم که شمارش قطعی است انجام شده و با دادههای سیستم مقایسه شده و در عدد بدست آمده به عنوان کسر یا اضافات انبار در نظر گرفته میشود.
تجربه نشان داده که در پایان سال مالی بخصوص در انبارهایی با حجم بالای ورود و خروج و تنوع کالا، با اضافات و کسر انبار مواجه هستیم که به منظور علت یابی علاوه بر برسی سیستم نیاز به بررسی کاردکس کالا است. به این ترتسی اشتباهات در سیستم حل شده و حساب کسر و اضافات انبار باقی مانده که به دو شیوه زیر بسته میشوند.
- مسئول انبار کسری را بر عهده گرفته
- به حساب سود و زیادن انباشه بسته میشود
نتیجه گیری: به عنوان کارفرما یا حتی مسئول حسابداری به هیچ عنوان انبارگردانی را به عنوان هزینه اضافه در نظر نگیرید، زیرا انجام صحیح انبارگردانی در میان مدت یا بلند مدت هزینههای ناشی از کسر و اضافات انبار را تعدیل میکند. ذکر این نکته نیز الزامی است که بازه زمانی در نظر گرفته شده برای انبارگردانی محدود به یکسال نیست و بسته به نوع کسب و کار و ارزش کالا میتواند به صورت روزانه، ماهانه، سه ماهه، شش ماه و یکساله انجام شود.
مطالعه مقاله « راهنمای قدم به قدم تهیه و ارسال لیست مالیات حقوق» را پیشنهاد میکنیم.
2. محاسبه عیدی و سنوات پرسنل
یکی از موضاعات مهم که هر حسابداری در پایان سال مالی با آن سر و کار دارد، مبحث مربوط به محاسبه عیدی و سنوات کارکنان است. بهترین زمان برای محاسبه و پرداخت عیدی و سنوات اوخر بهمن و اوایل اسفند ماه است. معیار محاسبه عیدی پرسنل، 60 روز آخرین مزد فرد به شرط آنکه از سه برابر حداقل حقوق بیشتر نشود. به این منظور حداقل حقوق یک روز (مطابق قانون کار)، در عدد 30 ضرب کرده تا حداقل حقوق یکماه بدست آمده و آن را دوبرابر میکنیم.
با توجه به فرمول ارائه شده، در اکثر شرکتها میزان عیدی درجههای شغلی متفاوت ( مستخدم تا مدیر) بر خلاف حقوق و دستمزد و مزایای شغلی برای کلیه پرسنل یکسان است. در مواردی شاهد هستیم که میزان عیدی مدیران کمتر بوده که به دلیل بحث عیدی معافیت است. در واقع 12/1 ماده 84 برابر با معافیت عیدی است. به این ترتیب عیدی را محاسبه نموده و معافیت عیی را از آن کسر کرده و آنچه باقی مانده به حقوق اضافه شده و وارد جدول مالیات میشود. با توجه به پلکانی بودن جدول مالیاتی، با افزایش دریافتی، میزان مالیات نیز افزایش پیدا میکند.
نکته قابل تامل معافیت حقوق قابل تصری به عیدی بوده اما بالعکس آن اتفاق نمیافتد. به این معنا که اگر فرورین تا بهمن حقوق دریافتی زیر سقف معافیت مالیاتی باشد به عنوان مثال اگر کف حقوق برای مالیات 4 میلیون باشد و فرد 3600 دریافت کند، 400 هزارتومان طلب معافیت مالیاتی داشته و در محاسبه عیدی از سقف مالیات کمتر شده و مشمول مالیات نمیشود.
-
ذخیره مرخصی
یکی از جنجالیترین موارد در پایان سال مالی، محاسبه سنوات و ذخیره مرخصی پرسنل است. مطابق قانون تنها 9 روز از مرخصی پرسنل قابل ذخیره و انتقال به سال بعد بوده و مابقی باید بازخرید شود. به عنوان مثال اگر فردی 20 روز مرخصی طلبکار بوده، 9 روز به سال بعدی منتقل شده و 11 روز باید بازخرید شود.
-
محاسبه سنوات
مبنای پرداخت سنوات سالیانه پرسنل معادل یک ماه آخر حقوق دریافتی است. به عنوان مثال در صورتی که فردی در یک مجموعه به مدت 5 سال مشغول به کار بوده و سنوات دریافت نکرده، سنوات دریافتی او معادل 5 برابر آخرین حقوق دریافتی است و هر پرداختی توسیه نشده قبل از این تاریخ، علیالحساب محسوب میشود.
مبنای محاسبه سنوات عبارت است از حقوق ثابت به علاوه مزایای ثابت به طبع شغل ( حق جذب، حق سرپرستی، حق مدیریت و…) اما اقلام رفاهی و انگیزهای از جمله حق اولاد، حق مسکن و … شامل آن نمیشود. در ضمن یک مبلغ ثابت 215 هزارتومان جز حقوق پایه است و مبنای محاسبه عیدی، اضافه کار، حق ماموریت و سنوات است.
-
سنوات کارگران فصلی و روز مزد
کارگران فصلی به دلیل موقتی بودن و انجام کار معین سنوات شامل حال آنها شده و مبنای محاسبه سنوات و عیدی کارگران فصلی و روز مزد، میانگین حقوق دریافتی سه ماه آخر است. یعنی بر اساس فرمول گفته شده میزان عیدی را محاسبه کرده و بر 360 تقسیم نموده و در نهایت در تعداد روز کارکرد فرد ضرب میکنیم.
نتیجه :
با توجه به موارد گفته شده، بسته به ماهیت فعالیت شرکت دارویی، اگر علاوه بر تولید انبار دارو، اقدام به توزیع و پخش دارو در سطوح مختلف فروش داشته، نیاز به نرم افزار حسابداری متناسب با نوع فعالیت خود خواهند داشت. به عنوان مثال شرکتهای تک فعالیتی و تولید کننده تنها نیاز به نرم افزار نسخه تولیدی داشته و اگر وارد فاز پخش و توزیع شده به طبع نیاز به نسخه پخش و توزیع مویرگی داشته که در بدنه خود کلیه نیازهای شرکت تولیدی را نیز پوشش میدهد. نرم افزار حسابداری هوشمند نسخه پخش مویرگی با قابلیت پشتیبانی از اپلیکیشن اندروید سفارشگیر بازاریاب، امکان پخش مویرگی به صورت گرم وسرد را برای شرکت های پخش دارویی فراهم آورده است.