حسابداری در شرکتهای پخش، به دلیل حجم بالای عملیات (پخش و توزیع کالاها در کانالهای گسترده) و تراکنشهای روزانه پیچیدگیهای خاص خود را دارد، که با استفاده از نرم افزار حسابداری پخش مویرگی مدیریت و ساماندهی امور میسر میشود.
پخشهای مختلف حسابداری در شرکتهای پخش عبارتند از:
- حسابداری دریافت و پرداخت
- حسابداری سفارشگیری و پخش
- مشتریان و فروش
- تامین کنندگان و انبار
- سفارش گیری و پخش
- حسابداری مالی
- دارایی ثابت
- حقوق و دستمزد
رمز موفقیت شرکتهای فعال در زمینه توزیع و پخش، استفاده از استراتژی هوشمندانه در جهت اجرای صحیح فرایند توزیع و مدیریت بهینه کلیه فرآیندهای فوق است. مدیریت هر یک از بخشهای فوق چالش های خاص خود را دارد که با استفاده از سیستم مدیریت و حسابداری متمرکز به راحتی میتوان آنها را ساماندهی کرد. در ادامه قصد داریم به طور مختصر با هر کدام از این حساب ها آشنا شویم.
برای آشنایی با فرآیند پخش مویرگی و انواع پخش مطالعه مقاله پخش مویرگی چیست؟ پیشنهاد میشود.
نقش واحد حسابداری در شرکت پخش
در نظر گرفتن حاشیه سود پایین وسبد ارزان، سیاست شرکتهای پخش برای پوشش دهی کلیه خردهفروشان و فروشگاههای مواد غذایی است که منجر به حجم بالایی از تراکنش مالی روزانه میشود. مهمترین وظایف واحد حسابداری در شرکت پخش عبارت است از:
- حسابداری فروش بر اساس بهای تمام شده کالاهای فروش رفته
- محاسبات سود و زیان ناشی از فروش
- طبقه بندی اقلام کالاها – کالاها با سود پایین و یا سود بالا ، کالاهایی با گردش تند و یا کند
- گزارشات مالی از دوره فروش مانند گزارش گردش کالا در انبار یا دوره وصول مطالبات
- محاسبه حقوق پرسنل
- محاسبه عملکرد پیمانکاران توزیع
- تهیه ترازنامه و صورتهای مالی
دسته بندی شرکتهای پخش مویرگی
به طور کلی میتوان تقسیمبندی شرکتهای پخش را در دو دسته ساختار یا ابعاد در نظر گرفت.
تقسیم بندی شرکتهای پخش از لحاظ ساختار:
- شرکت پخش مویرگی مستقل (همکاری هم زمان چند شرکت با اسمهای تجاری مختلف )
- شرکت پخش مویرگی وابسته ( شرکتهایی که تحت نظر شکرتهای تولیدی به منظور پخش محصولات آنها فعالیت میکنند)
تقسیمبندی شرکتهای پخش از لحاظ اندازه:
- شرکتهای کوچک ( فعالیت آنها محدود به ارائه و پخش کالا در یک منطقه یا محله خاص است)
- شرکتهای متوسط ( عمده فعالیت آنها محدود به دو یا چند شهر یا نهایتا یک استان است)
- شرکتهای پخش گسترده ( عملیات پخش و توزیع را در کانالهای فروش گسترده به صورت سراسری دارند)
مراحل حسابداری در شرکت پخش مویرگی چگونه است؟
پیش از هرچیزی باید بدانیم که حسابداری پخش به عنوان زیر مجموعه حسابداری بازرگانی و زیر مجموعه حسابداری شرکتهای پخش مواد غذایی است. چگونگی کدینگ نرم افزار پخش مویرگی بر اساس حسابداری بازرگانی است و پیچیدگی خاصی ندارد. با توجه به پایین بودن حاشیه سود در این شرکتها، کنترل روزانه سود و زیان نقش بسزایی در مدیریت عملکرد آنها دارد.
چرخه عملیات شرکتهای پخش از انبار شروع شده و با ثبت سفارش مشتری، وارد فاز تحویل کالا و تراکنشهای مالی میشود و در نهایت مرحله کنترل و دریافت بازخورد از بازار در دستور کار قرار میگیرد.
1. دریافت سفارش از مشتریان (درخواست کالا):
در این مرحله ویزیتور یا بازاریاب برای ثبت سفارش کالا به مشتری مراجعه نموده و ثبت سفارش انجام می شود. ثبت سفارش به دو صورت سنتی یا مدرن ( با استفاده از اپلیکیشن های سفارشگیر) قابل انجام است. در صورتی که نوع فرآیند فعالیت به صورت پخش گرم بوده و ثبت سفارش با استفاده از ویزیتوری صورت انجام شود امکان صدور و چاپ فاکتور فروش با تایید مدیرفروش در حین تحویل وجود دارد.
2. مرحله تبدیل سفارشات به فاکتور (فاکتورنویسی):
در این مرحله کلیه سفارشات های ثبت شده (سنتی یا مدرن) در یک روز فاکتور خواهد شد. یک نسخه از آن فاکتور (صورت دست نویس یا بصورت الکترونیکی ) برای واحد انبار و یک نسخه دیگر برای واحد پخش ارسال خواهد شد. به این نسخه از فاکتور، برگه خروجی گفته می شود.
3. مرحله ارسال کالا برای مشتری (دریافت کالا):
بعد از تائید برگه های خروجی توسط مدیر، کالا به واحد پخش تحویل داده شده تا توسط موزعین پخش برای مشتریان ارسال شود. (در سیستم سنتی باید برگه خروجی توسط مدیر انبار مهروامضا شود.)
در این مرحله ممکن است دو حالت اتفاق بیفتد:
الف) کالا مرجوع شود: در این حالت کالای مرجوعی به انبار تحویل داده شده که بعد از اطمینان از سالم بودن، برگه مرجوعی ضمیمه فاکتور خواهد شد. در مرحله بعد برگه خروجی به واحد حسابداری فروش تحویل داده خواهد شد.
ب) مرحله تسویه حساب : بعد از تحویل کالا به مشتری تسویه حساب به دو صورت دریافت پول نقد یا حواله بانکی انجام خواهد شد.
4. مرحله ثبت حسابداری مربوط به خروجی و تسویه کالا:
تمامی فاکتورها و برگههای خروجی به منظور ثبت حسابداری مربوط به خروجی و تسویه خروجی کالا به واحد حسابداری فروش تحویل داده می شود. این ثبت ها عبارتند از:
- ثبت حسابداری خروجی کالا: در صورت تحویل یا مرجوعی کالا این ثبت انجام خواهد شد.
– بدهکاران تجاری/شهر/نام مشتری *
– فروش *
- ثبت حسابداری تسویه خروجی کالا: در صورتی که بعد از ثبت خروجی کالا کلیه اقلام فاکتور برگشت داده شود، بعد از صدور برگه مرجوعی، این ثبت انجام خواهد شد.
– برگشت از فروش *
– بدهکاران تجاری/شهر/نام مشتری *
- ثبت حسابداری مربوط به دریافت وجوه وتخفیفات:
در صورت دریافت هرگونه وجه نقد یا چک توسط مشتریان و تخفیف داده شده به آنها این ثبت حسابداری صورت می گیرد.
– صندوق *
– اسناد دریافتنی *
– هزینه تخفیف *
– بدهکاران تجاری *
بعد از عملیات ثبت فوق، کلیه چکها برای وصول تحویل خزانه داری خواهد شد. در صورتی که با هماهنگی مدیر فروش هنگام تحویل کالا به هیچ گونه وجه نقد یا چکی دریافت نشود، فاکتور معوق خواهد بود و هیچ ثبت حسابداری انجام نمیشود.
5.ثبت سند(تسویه وصولی):
در صورت وصول فاکتورهای معوق نیاز به ثبت سند حسابداری است. در صورت عدم وصول کل مبلغ فاکتور، تنها برای مبلغ وصول شده سند حسابداری ثبت خواهد شد و مابقی مبلغ در فاکتورهای معوق بایگانی می شود.چکهایی که از قبل دریافت شده در صورت مخدوش بودن در این واحد چک جایگرین سند می خورد. به طور کلی با دریافت چک و وجه نقد ثبت زیر انجام می شود.
– اسناد دریافتنی *
– صندوق *
– بدهکاران تجاری *
6.مرحله تسویه حساب:
نکاتی که در زیر به آنها اشاره شده در کنترل مطالبات به موقع موثر است.
- برای دریافت تضمین معتبر بانکی و یا ملکی تاکید نمایید.
- میزان سقف بدهی فروشندگان و پیمانکاری یا نمایندگان حداکثر ۸۰ درصد وجه تضمین نیاز است. (در تضمین بانکی و ملکی ) زیرا با وجود برخی از تعطیلات رسمی امکان واریز وجه وجود ندارد و عملاً با باز بودن فاکتور فروش میزان بدهی از سقف تعیین شده بالاتر میرود.
- پیش از دریافت چک نیاز به بررسی و تحقیق در رابطه با بیشترین چک برگشتی ( مربوط به کدام بانک، شعبه)، محل و مشتری است.
- کنترل روزانه میزان بدهی عوامل توزیع باید در دستور کار واحد مالی و فروش قرار گیرد. (بخصوص در زمانهای ارائه صورتهای مالی شرکت)
- طبقه بندی میزان بدهی عوامل توزیع با توجه به گردش مالی آنها انجام شود. زیرا امکان دارد برخی از بدهکاران با مانده بالایی دارای گردش پایینی بوده که این امر مشکوک است.
- بازآموزی جهت قوانین مربوط به چک، رسید و نحوه وصول برای کارکنان واحد مالی و فروش در نظر گرفته شود.
- سختگیری نسبت به چکهایی که ۱۰ روز از تاریخ وصول آنها گذشته ولی پاش نشده اند. حتی با وجود تضمین امکان ایجاد مشکل برای شرکت وجود دارد.
- اعتبار سنجی دورهای برای مشتریان بخصوص خرده فروشان به صورت سه ماه یک بار با فرمت خاص مورد تائید فروشنده، سرپرست فروش و مدیر مالی انجام شود.
- شناسایی مشتریان بدحساب در سیستم فروش ( امری حیاتی برای تداوم فعالیت شرکت)
- آگاه بودن نسبت به فروش هیجانی (بخصوص در پایان سال) به مشتریانی که دارای رفتار مالی خوبی در طی یکسال نبوده اند. معمولاً فروشندگان برای پوشش پورسانت امکان معامله با این مشتریان را دارند.
- توجه و چک کردن روزانه میزان برگشتی کالا از بازار، بخش زیادی از سود ازدست رفته ناشی از عدم مدیریت فروش این کالاها است.
چگونگی انجام فرآیند حسابداری فروش و مشتریان در شرکت های پخش مویرگی
به طور کلی حسابداری پخش مویرگی از کدینگ حسابداری بازرگانی (خرید و فروش) پیروی میکند. درشرکت های پخش مویرگی مشتریان با مبالغ جزیی و با تعداد گردش بالا بوده در حالی که در شرکتهای بازرگانی از نوع بنکداری مشتریان با مبالغ عمده و با تعداد گردش پایین هستند.گردش کلی مشتریان در شرکتهای پخش مویرگی بسیار بالاتر از شرکتهای بازرگانی بوده و کنترل حساب مشتریان نیازمند برنامه ریزی دقیق و نرم افزار حسابداری مناسب است.
مهمترین شاخص های حسابداری فروش در شرکت های پخش مویرگی:
- قیمت تمام شده کالا (خریداری شده و کالای فروش رفته)
- قیمت کالای مرجوعی از بازار (ضایعات)
- سود و زیان کد کالایی
- مانده وصول مطالبات در بازار و انطباق با سقف بدهی تعیین شده
- تعداد چکهای رسید نشده و میزان کالای رسید شده
- صورت وضعیت بدهی و درآمد شرکت
- انحراف عملکرد از بودجه ریالی
- طبقه بندی مشتریان (لیست بدهکاران و طلبکاران شرکت)
به طور کلی می توان نتیجه گرفت که یک شبکه توزیع مویرگی در صورتی کامل خواهد شد که از نرمافزاری جامع برای امکان پذیرکردن تحلیلهای ذکر شده استفاده نماید.