فاکتور رسمی چیست؟ انواع فاکتور رسمی و قوانین آن

تعریف فاکتور رسمی خرید و فاکتور رسمی دارایی

فاکتور یا صورت حساب فروش کالا و خدمات، به سندی اطلاق شده که ضمن خرید یا فروش کالا و خدمات از طرف فروشنده به خریدار ارائه می شود. در این سند اطلاعاتی در رابطه با ماهیت و چگونگی کالا یا خدمات ارائه شده، تاریخ معامله و هزینه ثبت شده که به منظور پیگیری‌های بعدی و ارائه به سازمان مالیاتی حائز اهمیت است. در حسابداری فروش ما دارای دو نوع فاکتور رسمی و غیر رسمی هستیم.

فاکتور رسمی به فاکتوری می گویند که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده و  طبق بند 19 مالیات بر ارزش افزوده باید چاپ شود تا مورد تایید دارایی باشد. اما فاکتور غیر رسمی صرفا برای اطلاع مشتریان تهیه می شود و استانداردهای مورد تایید دارایی در آن در نظر گرفته نشده است. دقیقا به همین دلیل است که امکان ارائه فاکتورهای غیر رسمی به وزارت دارایی وجود ندارد. از نمونه فاکتور های غیر رسمی میتوان به فاکتورهایی که توسط فروشگاه‌ها برای اطلاع مشتریان از هزینه کالاها و تخفیفات صادر می‌شود و همچنین فاکتورهای شخصی و فاکتورهای انبار اشاره کرد. در حال حاضر امکان ثبت انواع فاکتور رسمی با استفاده از نرم افزار حسابداری و مالی مورد استفاده در بنگاه های اقتصادی فراهم است.

فاکتور رسمی چیست و چه تفاتی با فاکتور غیر رسمی دارد؟

فاکتورهای رسمی، به آن دسته از فاکتورها اطلاق شده که نه تنها مطابق با قوانین وزرات اقتصاد و دارایی تهیه شده بلکه مورد تائید اداره دارایی نیز هستند. ماهیت این دسته از فاکتورها صرفا اطلاع مشتری نیست و به منظور ارائه به وزارت دارایی تنظیم می شوند. فاکتورهای رسمی از مهمترین اسناد مالی یک واحد اقتصادی بشمار می آید که با وجود استفاده گسترده از نرم افزارهای حسابداری براحتی قابل تهیه و تنظیم است.

به طور کلی می توان گفت، فاکتورهای رسمی معیاری برای رصد شدن فعالیت های واحد اقتصادی، توسط سازمان امور مالیاتی است و فاکتورهای غیر رسمی به دلیل عدم رعایت موازین وزارت اقتصاد و دارایی امکان ارائه به سازمان دارایی را ندارند. همچنین طرفین معامله با ارائه آن به سازمان امور مالیاتی میتوانند از حقوق خود دفاع کنند.این فاکتور با نام های دیگری از جمله فاکتور استاندارد و صورتحساب فروش کالا و خدمات  نیز شناخته می شود.

در ادامه قصد داریم شما را با مواردی همچون، ضرورت و نحوه صدور فاکتور رسمی، ویژگی ها، چگونگی تهیه فاکتور رسمی فروش و نکات و ریزه کاری های مربوط به این سند مالی و حسابداری آشنا کنیم.

صدور فاکتور رسمی برای چه کسانی الزامی است؟

بر اساس قانون، صدور فاکتور رسمی برای کلیه بنگاه های اقتصادی کوچک و بزرگ که شامل قانون نظام مالیات بر ارزش افزوده شده، الزامی است. بنابراین تصور صدور فاکتور رسمی تنها برای کسب و کارهای مقباس بزرگ ضروری کاملا اشتباه است و تمامی شخصیت های حقیقی و حقوقی مشمول مالیات بر ارزش افزوده ملزم به صدور فاکتور رسمی هستند.  عدم ارائه فاکتور رسمی ( فاکتوری که ارزش افزوده کالا و خدمات مورد معامله در آن ذکر شده است) به مشتریان، خلاف قانون تلقی شده و اداره مالیات ملزم به برخورد با بنگاه های اقتصادی خاطی است.

 گروه‌های مشمول صدور فاکتور رسمی:

•     تمام اشخاص حقوقی
•     بنگاه های اقتصادی دارای گواهی ارزش افزوده
•     اصناف و بازاریابان دارای شماره اقتصادی
•     فروشندگان فعال به صورت شخص حقیقی یا بنگاه های اقتصادی بزرگ

مشخصات فاکتور رسمی چیست؟

همانطور که میدانید فاکتور‌های رسمی و غیررسمی دارای تفاوت‌های بسیاری هستند. بیشتر این تفاوتها به دلیل رعایت چهارچوب ارائه شده از سوی وزارت دارایی میباشد که حتما باید در تمامی فاکتورهای رسمی لحاظ شود. فاکتور های غیر رسمی فاقد بسیاری از جزئیات موجود در فاکتورهای رسمی میباشند که در ادامه به بررسی آنها میپردازیم.

•    شماره سریال(شماره فاکتور):

مهمترین گزینه در فاکتورهای رسمی (مورد تائید اداره دارایی)، داشتن شماره سریال معتبر و مورد تائید اداره دارایی و مالیات است. نوع چاپ  و رنگ شماره سریال مورد استفاده در سریال فاکتور رسمی کالا متفاوت است. نوع چاپ باید به صورت افست به رنگ قرمز با مقداری برجستگی بوده تا به راحتی از شماره سریال های چاپ دیجیتالی و شماره های زن های معمولی قابل تشخیص باشد.

•     اطلاعات خریدار و فروشنده:

درج صحیح و شفاف کلیه اطلاعات مربوط به خریدار و فروشنده در فاکتور رسمی الزامی است. این اطلاعات شامل کد اقتصادی، آدرس دقیق، شماره ثبت، کد پستی، مشخصات هویتی،  اطلاعات تماس مانند شماره تلفن و… است. هر گونه مغایرت در اطلاعات درج شده پیگرد قانونی دارد.

•     محاسبه تخفیفات، مالیات و عوارض:

در فاکتورهای رسمی، تعداد دقیق کالا یا خدمات ارائه شده به همراه قیمت، عوارض و مالیات و تخفیفات در نظر گرفته شده از سوی فروشنده به صورت دقیق ذکر شود. توجه به این نکته حائز اهمیت است که عوارض و مالیات در فاکتور رسمی، باید پس از اعمال تخفیفات  به قیکت کالا و خدمات محاسبه شود.

• شرایط و نحوه پرداخت:

شرایط و ضوابط زمان و نحوه پرداخت فاکتور رسمی باید بر اساس توافق طرفین معامله در فاکتور رسمی درج شود. پرداخت در n روز، درج شماره کارت بانکی یا کارت اعتباری از جمله شرایط و ضوابط پرداخت هستند که در فاکتورهای رسمی در نظر گرفته می شود. در کسب و کارهایی با مقیاس بین المللی که فروش کالا و خدمات برای مشتریان خارجی است،ذکر شماره حساب های بین المللی مانند سوئیفت، پی پال و … در فاکتور رسمی لازم است.

• امضاء و مهر:

از مهمترین مواردی که در تهیه فاکتور رسمی باید به ان توجه داشت، عدم خط خوردگی است. درج صحیح مهر و امضاء در فاکتور برای حسابرسی و انجام امور مالیاتی  الزامی است.

• شکل کاغذ:
  

در فاکتور های رسمی دست نویس و فاکتور هایی که توسط نرم افزار حسابداری چاپ شده اند باید از کاغذ های 60 گرمی استفاده شود. ابعاد کاغذ میتواند دلخواه باشد. فاکتور های رسمی به صورت چند برگه ای نیز وجود دارد.

نحوه ثبت فاکتور رسمی در نرم افزار حسابداری هوشمند چگونه است؟

جرایم مالیاتی از جمله کوچکترین تبعات ناشی از عدم رعایت اصول صدور صحیح فاکتورهای رسمی است. با توجه به اهمیت دقت و صحت صدور فاکتورهای رسمی استفاده از نرم افزار های مالی و حسابداری می تواند راه کاری ساده، اما مطمئن برای تهیه فاکتور های رسمی است.

در اغلب نرم افزارهای حسابداری امکان صدور انواع فاکتور در چاچوب ویژگی های مورد تایید وزارت دارایی در نظر گرفته شده است. نرم افزار‌حسابداری هوشمند نیز کلیه نیازهای کاربران خود در زمینه صدور صحیح فاکتور رسمی بر اساس چهارچوب های اداره مالیاتی را در نظر گرفته است.

در این نرم افزار کاربربراحتی می تواند موارد مورد نیاز در فاکتور را بر اساس نیاز تعیین و فاکتور با شماری سریال معتبر چاپ نماید. جهت ثبت هر گونه فاکتور رسمی مربوط به خرید و فروش در نرم افزار حسابداری هوشمند می بایست از منو اصلی، گزینه خرید و فروش را انتخاب و با استفاده از زیر منوها، فاکتور‌های مربوط به کالا و خدمات را مشاهده، اصلاح، ثبت و حذف نمائید.