کدینگ حسابداری در نرم افزار حسابداری هوشمند

کدینگ حسابداری در نرم افزار هوشمند چگونه انجام میشود؟

کدینگ یکی از مفاهیم مهم در نرم افزار های حسابداری پیشرفته می باشد که به منظور جلوگیری از بهم ریختگی و بی نظمی در فرآیند های حسابداری با تعداد بالای رویداد مالی متنوع  مورد استفاده قرار می گیرد. در ادامه قصد داریم شما را با مفهوم کلی کدینگ در نرم افزار حسابداری هوشمند آشنا کنیم و و سپس به بررسی سطوح، ساختار استاندارد برای کدینگ و نمونه های مختلف کدینگ در  این نرم افزار بپردازیم.

همانطور که گفته شد استفاده از کدینگ در نرم افزار حسابداری با ایجاد نظم منجر به دسترسی راحت و جلوگیری از بهمریختگی اطلاعات می‌شود. عملیات کدینگ در نرم افزار باید به دست حسابداران و مدیران مالی انجام شود در غیراینصورت، ثبت و تغییرات نادرست می تواند منجر به اشکالات جدی در اسناد وگزارش های مالی نرم افزار شود. چرا که تمام کدهای حسابداری که برای اسناد حسابداری نرم افزار استفاده می شود براساس  کدینگ تعریف شده در نرم افزار است.

منظور از کدینگ یا کدگذاری در حسابداری چیست؟

تخصیص کدهای عددی، حروفی و یا ترکیبی از این دو،  به سطوح مختلف حساب در نرم افزارهای حسابداری اطلاق می شود که جهت تفکیک و سازماندهی حساب ها مورد استفاده قرار می گیرد. توجه داشته باشید که تعریف این کد ها تعریف استاندارد و واحدی نداشته و جهت خوانایی و کاربری آسان توسط حسابداران و مدیران مالی یک مجموعه تعریف می شوند.به طور کلی می توان گفت کدینگ یا کد گذاری راهی برای دسترسی آسان به به اسناد مالی و حسابداری است.

امروزه روش‌های مختلفی برای کدینگ در حسابداری استفاده می شود. بعضی از این روش‌ها مثل استفاده از حروف مخفف بسیار ساده هستند و برخی از روش ها بسیار پیچیده هستند و برای درک آنها به راهنما نیازداریم.

انواع کدینگ  مورد استفاده در نرم افزار های حسابداری:

• کدینگ حفظی
• کدینگ متوالی(سریالی)
• کدینگ سلسله مراتبی(درختی)
• کدینگ وجهی
• کدینگ توده‌ای

کدینگ حفظی:

در روش خطی، کدگذاری به صورت مخفف کردن نام حساب و با استفاده از حروف الفبا انجام می‌شود. به عنوان کد “ح – پ” برای حساب‌های پرداختنی  مورد استفاده قرار می‌گیرد. هرچند این سبک کدینگ ساده به نظر می‌رسد، اما طراحی آن نیاز به یک ساختار مشخص و غیرقابل حدس دارد.

کدینگ متوالی:

در کدینگ متوالی برای کدگذاری حساب‌ها از اعداد متوالی استفاده شده و هر کد نماینده یک حساب است.

کدینگ سلسله مراتبی یا درختی:

کدینگ سلسه مراتبی از روش های کدگذاری منطقی است که در آن هیچگونه محدودیتی برای تعریف حساب های زیرمجموعه وجود ندارد. در این سبک با تعریف هر زیر حساب به طور خودکار یک رقم به رقم قبلی اضافه می‌گردد و با توجه به اینکه کد زیرشاخه شامل کد سرشاخه نیز هست، دارای طول بیشتری نسبت به سرشاخه است. کدینگ درختی از رایج ترین و کاربردی ترین روش های کدینگ در نرم افزار حسابداری است.

کدینگ توده ای:

این کدینگ تنها برای یک دوره مالی کاربرد دارد و کدها تنها به یک حساب اختصاص داده می‌شوند. به عنوان مثال یک حساب معین در یک دوره‌ی مالی معین اعدادی اختصاص داده می‌شود.

کدینگ وجهی:

 کدگذاری داده ها بصورت قراردادی کدینگ وجهی گفته می‌شود. در این حالت تخصیص اعداد و کدها را می توان بصورت یک قرارداد در نظر گرفت.  بیشترین کاربرد این کدینگ وجهی در نرم افزار حسابداری فروشگاه زنجیره‌ای و فروشگاه‌های کوچک است.

توجه: در نرم افزار حسابداری هوشمند از روش کد گذاری درختی یا سلسله مراتبی استفاده می شود.

کدینگ سلسه مراتبی یا درختی از جمله روش‌های پیشرفته کدینگ و تلفیقی از کدینگ حفظی و متوالی است. با این روش امکان کد گذاری انواع مختلف ردیف‌های اطلاعاتفراهم می‌شود. در کدینگ درختی به هر دسته از محصولات یا حساب‌ها یک کد تخصیص یافته و هر محصول یا حساب در این دسته نیز یک کد عددی دریافت می‌کند. می توان نتیجه گرفت که کدینگ سلسله‌مراتبی یک روش منطقی برای طبقه‌بندی و کدینگ ارائه می‌دهد. ( توجه داشته باشید که عملیات کدینگ در کلیه نسخه های حسابداری از جمله نرم افزار حسابداری پخش مویرگی، نرم افزار حسابداری فروشگاه‌های چند شعبه هایپر مارکت، بازرگانی و… مورد استفاده قرار می گیرد)

کدینگ حسابداری شامل چه مراحلی است؟

تعیین کد برای گروه حساب ها، ریز کردن گروه حساب‌ها به حساب های کل، کدگذاری ریز کردن حساب های کل، کدگذاری سرفصل های معین است. توجه کنید کلیه کدگذاری ها یکتا است.

منظور از سطوح حساب در حسابداری چیست؟

در حسابداری حداقل سه نوع حساب برای هر سیستم حسابداری وجود دارد. عناوین این حساب ها عبارتست از:

• حساب های کل
• حساب های معین
• حساب های تفضیلی 

این سه طبقه حساب حداقل‌های در نظر گرفته شده است و بسته به نیاز مجموعه امکان افزایش دارد و برای هریک از این حساب‌ها،  امکان تعریف چندین سطح حساب به طور نامحدود در هست.

 گروه حساب چیست؟

در بسیاری از سیستم های حسابداری یک سطح حساب بالاتر از حساب کل تعریف می شود. اصطلاحا به این سطح ” گروه حساب ” گفته می شود که ماهیت کلی حساب‌ها را مشخص می کند. سیستم حسابداری هوشمند شامل 4 سطح، حساب گروه، کل، معین و تفضیلاست. برای دسترسی باید از منو اصلی برنامه بخش تعاریف برنامه /  زیربخش کدینگ حسابداری / تعریف و اصلاح کدهای حسابداری  را انتخاب کرده تا  در فرم “تعریف کدهای حسابداری” باز شود. در این فرم گروه های حساب را بصورت تب‌های مجزا در نظر گرفته شده است. حساب گروه به طور پیش فرض توسط سیستم تعریف شده و شما نمی توانید آن ها را تغییر دهید.

گروه های مختلف حساب در نرم افزار حسابداری هوشمند عبارتند از:

• حساب دارایی های جاری
• حساب دارایی های غیر جاری
• حساب بدهی های جاری
• حساب بدهی های غیر جاری
• حقوق صاحبان سهام
• فروش و درآمدها
• خرید و هزینه ها
• حسابهای جذب و انحرافات
• حساب های کنترلی و انتظامی

با انتخاب یگ گروه حساب، حسابهای کل زیر مجموعه آن درفرم”تعریف کدهای حسابداری” قابل مشاهده است. به ترتیب با انتخاب یک حساب کل، لیست حساب های معین زیرمجموعه آن و با انتخاب یک حساب معین، لیست حساب های تفضیلی زیرمجموعه آنرا به همراه گردش ریالی طی دوره میتوانید مشاهده کنید.حساب‌های دارایی، حساب خرید و هزینه، حساب کنترلی و انتظامی دارای ماهیت بدهکار بوده و حساب‌های بدهی، حساب فروش و درآمدها دارای ماهیت بستانکار هستند.حساب‌های کنترلی به آن دسته از حساب‌های تضمینی دیگران، نزد ما و حساب‌های تضمینی ما نزد دیگران گفته می شود. حساب‌های موقت، حساب‌هایی که به منظور عملیات صدور سند در ابتدا و انتهای دوره (اسناد افتتاحیه و اختتامیه) توسط سیستم استفاده می شوند.