بهمن
آموزش حسابداری
راهنمای جامع تعریف کالا و خدمات جدید در نرم افزار حسابداری هوشمند
تعریف کالا در نرم افزار حسابداری هوشمند:
مهمترین بخش از هر کسب و کار تعریف کالا های مربوط به آن کسب و کار می باشد. توجه داشته باشید که منظور از کالا صرفا کالای فیزیکی نمی باشد و گاهی کالا به صورت خدماتی بوده که در نرم افزارحسابداری هوشمند شما امکان تعریف هر دو نمونه کالای فیزیکی و خدماتی را خواهید داشت.
کالا فیزیکی :در کسب و کار شما باید کلیه کالاهای فیزیکی علاوه بر تعریف در نرم افزار حسابداری به یک انبار نیز اختصاص داده شود، هر چند شاید این انبار در واقعیت وجود خارجی نداشته باشد اما به منظور مدیریت موجودی و قیمت ها نیاز به اختصاص انبار می باشد.
کالای خدماتی :در بسیاری از کسب و کارها خبری از کالای فیزیکی نیست، بلکه یکسری خدمات به مشتریان ارائه می شود. در این حالت ما نیاز به تعریف کالای خدماتی داشته که در ادامه با یک مثال این موضوع را برای شما به خوبی عنوان می کنیم. عنوان مثال اگر شما صاحب یک شرکت کامپیوتری باشید، بنابراین علاوه بر محصولاتی مانند کیس و کیبورد و… یکسری خدمات مانند نصب ویندوز، خدمات بک آپ گیری نیز انجام می دهید که ماهیت فیزیکی نداشته و این محصولات جز دسته محصولات خدماتی می باشند.
پیش نیازهای لازم جهت تعریف کالا فیزیکی در نرم افزار حسابداری هوشمند
قبل از تعریف کالاهای فیزیکی ابتدا باید مراحل زیر را در سیستم طی کنید. ( ذکر این نکته خالی از لطف نیست کلیه این مراحل برای تمامی نشخه های نرم افزار هوشمند از جمله نرم افزار حسابداری هایپرمارکت، نرم افزار حسابداری شعب، نرم افزار حسابداری بازرگانی و … یکسان است. )
- تعریف تولیدکنندگان کالا: ابتدا باید تولیدکننده کالا خودرا تعریف کنید تا هنگام ایجاد کالا بتوانیم ازآن در بخش تعریف کالا استفاده کنیم که مراحل ایجاد آن، در این مقاله شرح داده شده است. البته پر کردن فیلد سازنده برای تعریف کالا الزامی نمی باشد، اما تعیین سازنده کالا باعث می شود تا از کد سازنده هنگام ایجاد بارکد استفاده شود.
- تعریف واحد کالا: توجه داشته باشید که حین تعریف کالا باید الزاما واحد آنرا مشخص کنید.
- تعریف انبار: یکی از ملزومات ایجاد کالای فیزیکی، نسبت دادن آن به انبار می باشد به این منظور پیش از تعریف کالا نیاز می باشد که شما انبار هایی را تعریف نمائید. (توجه داشته باشید که نیازی به وجود فیزیکی انبار نیست)
- تعریف گروه و بخش کالا: یکی دیگر از الزامات پیش از تعریف کالا، تعریف گروه و بخش کالا می باشد.
چگونه کالاهای فیزیکی را تعریف کنیم؟
پس از طی مراحل فوق و بوجود آوردن پیش نیاز ها، برای تعریف کالای فیزیکی در نرم افزار حسابداری هوشمند باید به مسیر زیر بروید.منواصلی>تعاریف برنامه>تعاریف مربوط به کالا و انبار>تعریف کالاهابا کلیک بر روی گزینه تعریف کالاها هم از مسیر منواصلی و هم از منو میانبر در سمت راست نرم افزار فرمی به نام “مدیریت کالا و انبار” برای شما باز می شود. روش سوم و راحت ترین روش، کلید میانبر Ctrl+Kبرای ورود به فرم مدیریت کالا و اطلاعات است. ( در بسیاری از شرکت ها علاوه بر کالای خدماتی نیاز به تعریف کالای فیزیکی دارند و شما در نرم افزار حسابداری شرکتی با طی این مراحل براحتی می توانید کالای مورد نظر خود را تعریف کنید.)
در صورتی که شما از قبل کالایی در نرم افزار خود وارد کرده باشید، میتوانید لیست این کالاها را در فرم مدیریت کالا مشاهده کنید، در غیر اینصورت این فرم خالی نمایش داده می شود. با زدن دکمه جدید در پایین فرم یا فشردن کلید F2 از صفحه کلید شما می توانید کالای جدید را در سیستم معرفی کنید.
در فرم مدیریت کالا با کلیک روی دکمه جدید منویی برای شما باز می شود، با انتخاب هر کدام از گزینه ها فرمی به نام ایجاد و اصلاح کالا برای شما باز می شود، یا این تفاوت که با انتخاب گزینه ایجاد یک کالای جدید(F2) شما با وارد کردن اطلاعات یک کالا و ذخیره اطلاعات برای وارد کردن اطلاعات مربوط به کالای جدید نیاز به بازگشایی مجدد فرم را خواهید داشت. در حالی که با انتخاب ایجاد کالا به صورت متوالی (CRTL +F2) به صورت متوالی می توانید کالاهای جدید تعریف کنید. ( تعریف گروه کالا و خدمات در حسابداری شعب و مرکز از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد)
چگونه کالاهای فیزیکی را ویرایش کنیم؟
در برخی موارد پیش می آید به دلایل مختلفی نیاز به اصلاح اطلاعات مربوط به یک کالای ثبت شده داریم. به منظورصلاح کالاهای فیزیکی در نرم‌افزار حسابداری هوشمند باید مسیر زیر را از منو اصلی نرم‌افزار طی نمایید:
منواصلی> تعاریف برنامه> تعاریف مربوط به کالا و انبار> تعریف کالاها
( ویرایش کالای فیزیکی در فروشگاه های مواد غذایی که از نرم‌افزار حسابداری بازرگانی استفاده می کنند از اهمیت بسزایی برخوردار می باشد)
همچنین می توانید با فشردن همزمان کلید های Ctrl+k به فرم مدیریت کالا و اطلاعات مربوط به کالا و انبار، وارد شده و از پایین فرم مذکور گزینه اصلاح یا کلید F4 از صفحه کلید را فشرده و به این ترتیب امکان ویرایش کلیه فیلد ها برای شما فراهم می شود.
پیش نیاز لازم برای تعریف کالا خدماتی چیست؟
قبل از تعریف کالا خدماتی باید ابتدا گروه کالا خدماتی خود را ایجاد کنید.
چگونه گروه کالا خدماتی را تعریف کنیم؟
برای تعریف گروه کالاهای خدماتی در نرم افزار حسابداری هوشمند باید مسیر زیر را از منو اصلی برنامه طی نمایید:
منواصلی> تعاریف برنامه> تعاریف مربوط به کالای خدماتی> تعریف گروه کالای خدماتی
بعد از باز شدن فرم مدیریت واحدهای کالا، میتوانید تمامی گروه کالای خدماتی که از قبل ایجاد کردید را مشاهده کنید. در این فرم با استفاده از دکمه ایجاد در پایین فرم یا با استفاده از کلید میانبر F2 میتوانید گروه کالا خدماتی جدیدی را تعریف کنید.
همچنین در این فرم شما امکان ویرایش و حذف دائم گروه هایی ایجاد شده را خواهید داشت.یکی از مهمترین فیلد‌ها در حین تعریف کالای خدماتی، فیلد مربوط به گروه کالای خدماتی می باشد به این منظور نیاز می باشد پیش از تعریف هر گونه کالای خدماتی گروه کالای خدماتی مورد نظر تعریف شود.
چگونه کالاهای خدماتی را ویرایش کنیم؟
با کلیک بر روی کلید اصلاح در پایین فرم مدیریت کالاهای خدماتی، فرم ایجاد و اصلاح کالای خدماتی برای شما نمایش داده میشود که در این فرم تمامی موارد بالا غیر از کدکالا و کدکاربر که خودکار ایجاد شده قابل تغییر هستنند.
چگونه کالا خدماتی را تعریف کنیم؟
برای تعریف کالاهای خدماتی در نرم افزار حسابداری هوشمند باید مسیر زیر را از منو اصلی برنامه طی نمایید:
منواصلی> تعاریف برنامه> تعاریف مربوط به کالای خدماتی> تعریف کالاهای خدماتی
حال در فرم مدیریت کالاهای خدماتی با استفاده از دکمه ایجاد در پایین فرم یا فشردن کلید F2 قادر به مشاهد فرم ایجاد و اصلاح کالای خدماتی هستید. در این فرم فیلد مربوط به کد کالا و کد کاربر به طور خودکار پر می شود و سایر فیلد ها باید با دقت پر شود.توجه کنید که مقدار دهی کلیه فیلد های ستاره‌دار الزامی می باشد(از جمله واحد کالا و نام کالا ).
توجه کنید هر چند فیلد گروه کالای خدماتی فاقد ستاره می باشد اما پر کردن آن الزامی بوده، با خالی رها کردن این فیلد در هنگام زدن کلید تائید فرم با پیغام خطای مشخص کردن گروه کالا مواجه خواهید شد.
برای این کار باید گروه کالا خدماتی خود را از منوی کشویی از بین گروه کالای خدماتی انتخاب کنید. اما اگر گروه کالا خدماتی خود را به هر دلیلی پیدا نکردید در همین فرم با زدن فلش کنار فیلد گروه خدماتی قادر ایجاد آن هستید.
وارد کردن شرح کالا الزامی نیست و اگر این فیلد را خالی بگدارید هر چیزی که در فیلد نام کالا وجود داشته باشد تا فیلد شرح کالانیز نمایش داده میشود.در این فرم شما قادر هستید:
- برای کالا خدماتی خود درصد پورسانت و درصد مالیات و عوارض مشخص کنید.
- نوع کالا خدماتی خودرا مشخص کنید(خرید خدمات ، فروش خدمات یا هردو).
- بهای خرید و فروش کالا را بسته به نوع کالا مشخص کنید.
در پایان لازم میدانیم به این نکته اشاره کنیم که در صورت استفاده از اپلیکیشن فروش آنلاین هوشمند یا سایت‌ساز هوشمند، به منظور اعمال این تغییرات در اپلیکیشن و سایت نیاز به بروز رسانی وب استور می باشد)
