تعیین موجودی ابتدا دوره کالا در نرم افزار حسابداری هوشمند

به منظور روشن تر شدن مراحل ثبت موجودی اولیه، ادامه کار را با ذکر یک مثال ادامه می دهیم. در نظر بگیرید که ما در نرم افزار حسابداری هایپر مارکت قصد تعریف دو کالای X  و Y را داریم. این در حالی می باشد که از کالای X در انبار موجود داشته و کالای Y هیچ گونه موجودی در انبار ندارد یا از آن اطلاعی نداریم، اگر بخواهیم این دوکالا را با استفاده از بخش ایجاد یک کالای جدید  تعریف کنیم طبق مراحل زیر عمل میکنیم، قبل از آن، تفاوت ایجاد کالا در این بخش با ایجاد کالا بصورت متوالی در این میباشد که برای ایجاد کالا بصورت متوالی بعد از زدن Enter یا تایید، فرم ایجاد و اصلاح کالا بسته نمیشود تا کالاهای بعدی را ایجاد کنید و هیچگونه پیامی درباره ثبت موجودی ابتدایی کالا دریافت نمیکنید و تنها به شما پیغام ثبت کالا نمایش داده میشود.

برای تعریف کالای X  با موجودی اولیه در انبار، به منوی تعارف برنامه، تعریف کالای جدید یا زدن کلید F2 وارد فرم تعریف کالا می شویم. بعد از طی مراحل مربوط به تعریف کالای جدید در نرم افزار حسابداری هوشمند، یک پیام برای شما نمایش داده می شود که به شما اعلام می کند در صورتی که این کالا دارای موجودی اولیه می باشد، مقدار دهی را انجام دهید. با زدن دکمه بله شما می توانید مقدار دهی را انجام داده و در غیر این صورت دکمه خیر را انتخاب کنید.

” کالای مورد نظر به درستی ایجاد شد! آیا مایل هستید در صورتی که کالا دارای موجودی اولیه باشد، هم اکنون موجودی را مقداردهی نمایید؟ “

در اینجا دو حالت پیش می آید که در ادامه بررسی میکنیم.

الف) در حین تعریف کالای X با توجه به داشتن موجودی اولیه، گزینه بله را انتخاب کنید تا فرمی به نام ” موجودی اولیه کالا در انبارها – – کالای (اسم کالا) ” برای شما بازشود. در این فرم موجودی ابتدایی کالا را وارد کنید تا موجودی اولیه کالا در سند افتتاحیه ثبت شود. مراحل ثبت موجودی ابتدایی کالا را در ادامه شرح میدهیم.

1) با زدن دکمه جدید F2 میتوانید موجودی ابتدای دوره کالای مورد نظر خود را ایجاد کنید. به عنوان مثال ما 100 بسته تخمه ویژه از برند شاهکارداریم و میخواهیم در ابتدای استفاده از نرم افزارآنرا به عنوان موجودی ابتدا دوره ثبت میکنیم.

2) به منظور حذف موجودی ابتدا دوره ثبت شده می توان کلید F2 درا بفشارید.

3) اگر هنگام تعریف کالا، برای کالا سریال تعریف شده باشد از قسمت مشاهده سریال کالا قابل مشاهده است.

اگر هنگام ایجاد کالا برای کالای خود شماره سریال درنظر نگرفته باشید با زدن دکمه ورود شماره سریال میتوانید شماره سریال کالا را وارد کنید.

بعد ازپر کردن فیلدهای مربوطه و فشردن دکمه ثبت به شما پیامی داده میشود که متن آن بصورت زیر است:

” آیا از اینکه برای کالای مورد نظر شما موجودی افتتاحیه ایجاد شود اطمینان دارید موجودی افتتاحیه در سند افتتاحیه ثبت شده و قابل اصلاح نمیباشد. “

اگر ” بله ” را انتخاب کنید پیام دیگری نمایش داده میشود که متن پیام بصورت زیر است: ” موجودی ابتدای دوره کالای موردنظر به درستی ثبت شد.”

ب) در هنگام تعریف کالای Y که موجودی اولیه دوره نباشد یا ازموجودی آن اطلاع نداشته باشید، گزینه خیر را انتخاب می کنیم. با زدن این دکمه لیست کالاهای موجود در نرم افزار حسابداری به شما نمایش داده می شود که این کالا در حالت انتخاب می باشد.

در فرم ” مدیریت کالا و اطلاعات مربوط به انبار” شما امکان جستجو، ایجاد، اصلاح و حذف کالا را به شما می دهد. با وارد کردن نام کالا یا کد کاربر کالای مورد نظر خود در کادر جستجو براحتی می توانید به کالای مورد نظر خود دسترسی داشته باشید. همچنین در حین جستجو به منظور سهولت در انجام کار شما می توانید گروه و بخش کالا را نیزمشخص کنید و کالا خود را در بین کالاهای فیلتر شده جستجو نماید.

در صورت استفاده از ماژول تامین کننده کالا در نرم افزار حسابداری ( این ماژول به طور ویژه در نرم افزار حسابداری هایپرمارکت کاربرد دارد) با فعال شدن بخش تامین کننده کالا، براحتی می توانید با اعمال فیلتر تامین کننده سرعت جستجو را افزایش دهید.

در تصاویر ارائه شده در قسمت کادر شماره 2، به شما امکاناتی به منظور خروجی گرفتن از داده های مربوط به کالای تعریف شده در نرم افزار حسابداری هوشمند در اختیار شما قرار داده شده است. شما می توانید خروجی داده های خود را با فرمت های Html ،Text، Xml،Excel تهیه نمائید.

ذکر این نکته خالی از لطف نمی باشد که با وارد کردن اطلاعات کالاهای خود در نرم افزار اکسل می توانید این اطلاعات را وارد نرم افزار حسابداری خود بکنید ( این قابلیت در نرم افزار حسابداری بازرگانی و فروشگاهی بسیار محبوب می باشد) توجه داشته باشید که فرمت اطلاعات باید به ترتیب زیر باشد.

1. نام کالا بارکد   3. کد کاربر    4. قیمت خرید    5. قیمت فروش    6. قیمت خرده فروشی

در صورت نیاز به تهیه لیست چاپی از کالاهای موجود در نرم افزار حسابداری، تنها کافی است که در کادر شماره دو آیکون مربوط به پرینت را انتخاب کنید. به این ترتیب فرم لیست کدهای فرعی برای شما باز می شود که امکان مشاهده کد فرعی مربوط به کالا را خواهید داشت. به منظور جستجو در این فرم شما باید از کد فرعی  و نام کالا استفاده نمائید.